記録管理を促進する方法

中小企業でも、経費を節約し、収益を改善する方法として、レコード管理の価値を高める必要があります。 適切な記録管理により、重要な事務処理やデータを管理することもできます。 場合によっては、監査のために文書にアクセスしたり、会社の財務の安定性を判断したりする必要があるときに、レコード管理が重要な役割を果たします。 （参考文献1および参考文献2を参照）

ガイドラインを準備する

強固な記録管理を推進するための最初のステップは、記録管理の処理方法を説明する方針や手順を準備し、スタッフと共有することです。 （参考文献5を参照）Ohio State Universityによると、あなたのマニュアルには、各自が管理する責任がある記録を含める必要があります。 在庫を取得し、レコードを保持する期間を決定する方法も提供する必要があります。 その他のトピックには、レコードの保管とデジタル版への変換が含まれます。 （参考文献3参照）

トレーニング

トレーニングセッションは、レコード管理を適切に処理することの重要性を従業員が理解するのに役立ちます。 従業員があなたの会社の方針や手順をたどっていくようにすることで、誰もが記録を処理、保管、そして処分する方法を理解できるようになります。

レコード管理の重要性についてスタッフをトレーニングするもう1つの時間は、災害復旧に関するセミナーです。 これは安全上の問題とあなたのビジネスへの損失を最小にすることに焦点を合わせているので、トレーニングは大災害が起こった後記録管理がいかに重大な関心事であるかに焦点を合わせるべきです。 （参考文献4を参照）研修終了後は、共用部分にポスターを吊り下げて、事務処理や電子データを常に念頭に置いた記録として記録管理の重要性を指摘する。

スタッフ会議

あなたの記録管理方針と手順の特定の要素についてスタッフに思い出させるために各スタッフ会議で時間を取っておく。 これらの短いセッションは、従業員が主題の上にとどまるのを助けるためのリマインダーとして役立ちます。 あなたのスタッフを小グループに分けて、彼らに記録管理についての1つか2つの質問のクイズをすることによって、学習過程を楽しい活動に変えてください。 最初に正解を得たチームのメンバーが小額の賞金を獲得します。

ブレインストーム

記録管理ガイドラインを初めて作成するのか、手順を改善するための領域を探すためのレビューを実行するのかにかかわらず、スタッフを巻き込みます。 あなたの会社の記録管理システムを改善することについて彼らの意見を求めるためにブレインストーミングセッションを設定してください。 Eメールのリマインダと個人的なEメールの招待状を介してセッションを促進し、スタッフの参加を促し、彼らの意見を大切にします。