ビジネスフォーマットで段落を書くとはどういう意味ですか？

ビジネス文書（手紙、電子メール、メモ、レポートなど）では、段落を使用してさまざまな種類の情報、引数、およびアイデアを区別します。 ビジネスフォーマットで書かれた段落は、形式的、専門的、そしてよく整理された方法で構成されています。 ビジネス文書を作成するときは、段落がどのように紙に表示されるのか、段落の構成、および文書全体における段落の配置を検討します。 段落の書式設定方法に一貫性を持たせます。 読者があなたのメッセージに集中し続けるように、簡潔な言葉とシンプルなスタイルを使ってください。

ブロックフォーマット

ビジネス文書内の段落の最も一般的な表示形式は、段落の先頭がインデントされていないブロック形式です。 代わりに、段落全体がシングルスペースで左寄せになっています。つまり、段落全体が用紙の左余白に揃えられています。 各段落の後に空白行を挿入して、それを次の段落または文書の要素から区切ります。 各段落の先頭がインデントされているセミブロックは、あまり使用されません。

フォント

ビジネス文書の段落は、12ポイントのTimes New Romanなどの従来のフォントで入力されます。 あなたの文章の内容から気をそらすような変わったフォントを使わないでください。 見出しを除いて、文書全体で同じフォントを使用します。見出しのフォントサイズを大きくするか、または太字に設定することができます。

段落の内容

各段落は、単一の主要なアイデアに対処する必要があります。 段落の最初の文の一般的な声明の中で主な考えを紹介してください。 このトピックの文章に、主なアイデアを裏付けるいくつかの文章を続けてください。 これらは有益な詳細やあなたの考えを守るための議論からなるかもしれません。 要約文で段落をまとめます。 段落の長さが長すぎると、読者の注意を失う危険があります。 代わりに、長い段落を2つ以上の小さな段落にまとめてください。

段落順

レポートやレターなどのビジネスドキュメントは、ドキュメントの主題を紹介する段落で始まります。 これは主題を開発する1つ以上の段落が後に続きます。 最後の段落はあなたが提供した情報を要約するか、または読者に特定の行動をとるように頼みます。 たとえば、広告キャンペーンの理由を示すレターは、キャンペーンを提案する紹介文の段落で始まり、その後にキャンペーンの個別の理由を詳述する3段落と、キャンペーンの承認を求める最終段落が続きます。 文書が長い場合は、見出しを使用して主要なセクションを区切ります。

スタイル

調子は親しみやすいものですが、ビジネス文書は正式なスタイルで書かれています。 あなたの文章は元の受信者以外の個人によって読まれ、長年にわたって会社によって保持されるかもしれないので、個人的なコメントを避けてください。 性別に依存しない言語、および適切な文法と綴りを使用して、文章をプロレベルで維持します。 あなたの文章を短くして要点を守ってください。 クリシェ、収縮、スラングを避けます。