従業員の退職を文書化する際に含めるべき要素は何ですか？

徹底的な文書化がなければ、会社はそれを合法的かつ正当な理由で解雇された不機嫌な元従業員によって自分自身でテーブルを有効にすることができます。 その結果、訴訟に多額の費用がかかる可能性があります。 インシデント、パフォーマンスの悪さ、および従業員との会話を客観的に文書化することは、信頼性を確立し、労働者を解雇するときが来たときのあなたの主張を裏付けるのに役立ちます。

日付

あなたと問題のある従業員との間で事件や会話が発生したときはいつでも、それが発生した日付を文書化することが重要です。 そのような日付を含めると、各イベントを切り分け、従業員の退職に関する文書を準備するときに気付くパターンを確立するのに役立ちます。 出来事を文書化することはまた、従業員を解雇するという決定が過去の事件の記録なしには起こらなかったことを示すでしょう。

違反

社会人事管理の記事では、H. Ann Liroffは、すべての従業員の違反が発生したら、従業員の人事ファイルに文書化する必要があると書いています。 違反は、会社の方針および手続要覧に対応していなければならず、業績の低さ、契約違反、違法行為、非倫理的行動、生産性の低さ、欠勤、遅刻、反抗、危険な行為および破壊的な行動を含みます。 違反を文書化するときは、該当する場合は、従業員が使用した言葉、インシデントが従業員の職務にどのように影響したか、および部門または会社全体にどのような影響を与えたかを含めます。 従業員の人事ファイルに記入したメモを使用して、違反のリストとその日付を退職書類に作成します。

会話と評価

違反を文書化するときは、あなたが取った行動または従業員との会話についてのメモを含めてください。 業績の不備、その影響、および現実的なガイドラインや改善のために設定した期限について、従業員と詳細な会話をしました。 そのようなメモは、正当な懲戒処分または解雇を強制するのに役立ちます。 そのような文書を従業員に認識させることはまた、彼女に悪影響を認識させることにもなります。

評価

会話に加えて、実行された従業員評価、確立された目標に向けた従業員の進捗状況およびプロセス全体にわたる従業員の参加レベルを評価するために行われた会議を文書化します。 警告を書面で発行し、問題のある従業員に文書の受け取りを承認する文書に署名させることをお勧めします。 この承認は、従業員が警告を受け、起こり得る結果を認識したという事実を裏付けるのに役立ちます。 会話、評価、警告に関する情報を従業員解雇文書に含めます。

懲戒処分

従業員に提出された懲戒処分を人事ファイルと解雇文書に常に記録してください。 懲戒処分には、降格、保護観察、または一時停止が含まれることがあります。 あなたのメモに懲戒処分の結果を含めます。