さまざまなビジネスレターの挨拶文

ビジネスでは、関係はパートナーシップと忠実な顧客を築きます。ビジネスレターを書くとき、あなたはあいさつと最初から関係を確立します。ビジネス用の郵便または電子メールを送信しているかどうかにかかわらず、あいさつ文の中で読者をアドレス指定するためのさまざまな方法があります。あなたがプロのトーンをあなたが受信者とあなたが持っているプロの関係と調和していることを確認してください。

正式な挨拶文

あなたが受取人を知らない、低い役職を持つ、あるいは受取人に従属している場合は、正式な挨拶文を使用してください。ビジネスレターの正式な挨拶文は伝統的で広く受け入れられています。相手方への対処方法がわからない場合は、それらを使用してください。

未知の受取人：未知の受取人にビジネスレターを書いているとき、伝統的に受け入れられる挨拶文は2つあります。 それが関係しているかもしれない人に、または親愛なるサーまたはマダムは、意図された読者である人に敬意を示しています。
既知の受信者：自分の名前を持つ特定の人に手紙を送るときは、Dearから始めてその人の姓を使用する必要があります。可能であれば、性別、配偶者の有無、職業上の肩書きを確認してください。識別子Mr 、 Ms 、 Miss 、またはMrsを使用します。性別および配偶者の有無を定義します。医者を呼ぶときは、 Dr 。姓の前教授に演説するとき、教授を使いなさい 。敬称と姓の間には識別子が使用されます。例えば、 Jones先生です。個人に職業上の識別子がある場合は、性別識別子を使用しないでください。
性別の詳細：あなたはその人のフルネームを持っているが、その人が男性であるか女性であるかについて確信がないときがある。言語の違い、固有の綴り、性別があいまいな名前は混乱を招く可能性があります。推測しないでください。受信者の性別がわからない場合は、性別識別子を無視してフルネームを使用してください。たとえば、 親愛なるJan Jonesです。

可能であれば、挨拶文をできるだけ人に優しくするために、その人についてできる限り学ぶこと。これには数分の追加作業が必要になるかもしれませんが、多くの場合より良い応答が得られます。

準挨拶文

あなたが受取人と同等の条件を持っているか、あなたがより友好的であると認められるような長い関係を持っているなら、あなたは準形式的挨拶文を使うことができます。これは、誕生日パーティーの予約のために友人に送信するのと同じですが、実際の生活の中であなたがその人とコミュニケーションする方法に一致するトーンを与えます。

グループ受信者：差し込み印刷プログラムを使用している場合は、手紙を送信し、各個人に基づいて挨拶文を調整することが可能です。ただし、手紙がグループ全体に送信され、個別化されていない場合があります。この場合は、グループをまとめて識別してください。例えば、 親愛なる出席者 、 親愛なる同僚、または親愛なるチームが受け入れ可能です。
個人の男性または女性：あまり正式ではない手紙では、親愛なる人はまだ使用されていますが、その人の名前はそのままです。識別子は必要ありません。繰り返しますが、これはあなたがすでに受取人と姓名ベースでいる場合にあるべきです。たとえば、Joe Mr. Jonesを直接呼び出さないと、 Dear Joeが機能します。
一般的なデジタルグリーティング：電子メールは、よりリラックスしたスタイルのガイドラインに従う傾向があります。もう一度、「 こんにちは」や「 こんにちは」など、あまり正式でない挨拶を使用することの関係と適切性を判断します。疑問がある場合は、挨拶を尊重の欠如として認識する可能性がある誰かを困らせることを避けるために、もう少し伝統的であることに傾いてください。ビジネスのすべてと同じように、その決断をするためにあなたが誰と連絡を取っているかを理解してください。

半定型挨拶文は、郵便と電子メールの両方で使用されます。電子メールは本質的に形式的ではなく、これらの挨拶文は形式的な挨拶文よりも電子メールで使用されています。

文字全体のトーンを考慮する

それはプロである挨拶文を選ぶことの一つです。挨拶文が文字の調子と一致することも同様に重要です。あなたは人と親しみやすいかもしれませんが、あなたが新しい契約の条件を概説しているならば、その手紙は正式になるでしょう。あいさつ文はトーンと一致する必要があり、 親愛なるスミスさんのように伝統的であるべきです。正しいと思う挨拶文を選ぶだけでは不十分です。ビジネスレターは理にかなって構成されており、挨拶文から追記まで、目的に応じて作られています。

受取人に関するデューデリジェンス

人の名前、役職、職業上の地位を見つけるために時間をかけることは、ビジネス上の通信においては大いに役立ちます。それは尊敬とプロフェッショナリズムを示しています。会社に電話して受付係または他の代表者と話をし、主題について誰に宛てた手紙を送るべきか尋ねてください。あなたは必要な情報をあなたに提供することを喜んでいますが、あなたは上司のためにセールス通信をフィルタリングしているゲートキーパーとの問題に遭遇するかもしれません。

電話で情報を入手できない場合は、インターネットにアクセスして会社のディレクトリを探してください。あなたの判断を使って、誰に手紙を送るべきかを決めてください。たとえそれが間違った人に行かれたとしても、それが一般的な挨拶文と名前のないもので始まっていなければ、転送される可能性がより高いです。