さまざまな種類のビジネスレターとそのスケルトンパーツ

手紙は中小企業のコミュニケーションのための重要なツールです。 彼らはあなたが受取人と情報を共有したり行動を起こさせたりすることを可能にします、そしてまた彼らは公式記録として役立つことができるペーパートレイルを作成します。 ビジネスレターにはさまざまな形態がありますが、すべての目的は、組織のために書面を作成するための目標を特定することから始めます。 適切な文法と綴りを専門的なビジュアルプレゼンテーションとトーンと共に使用するように注意しながら、目的に応じて適切な方法であなたの手紙を整理してください。 最終製品が意図した目標を確実に反映するように、可能な限り2つ目の目を合わせてください。

カバーレターの要素

カバーレターには、提案や報告書など、ビジネス文書がいくつも付属しています。 そのヘッダーは意図された受取人を扱います - しばしば彼女の行政助手の世話をして。 その体はすぐに読者の方を向き、添付されたアイテムの数と性質を詳述します。 例：「メドレーマーケットを代表して、4月1日に当社の経営陣と面会していただきありがとうございます。フォローアップのため、サービス契約のドラフトがレビュー用に添付されています。」将来の行動を支援する。 そのような手紙は続くかもしれません：「月の最後の営業日までに、提案された改訂または処刑があれば、ビジネスディレクターのケリージェームズに指示してください。 さらに、追加項目の数に応じて、手紙の署名欄の下に「Enclosure」または「Enclosures」を追加してください。

セールスレターの構成要素

セールスレターは、あなたの中小企業の製品やサービスを宣伝しています。 購買決定を下す、またはそれに大きく影響する力を持っている人に宛てた手紙を送ってください。 説得力のある見出しを提供し、あなたが体内で販売しているものについての情報を共有します。 たとえば、次のようになります。「2013年、Interiors Eliteは、私たちの街第1の繊維会社として消費者によって投票されました。 私たちは本当に残りの部分を超えたところにいるのです。 セールスレターは、即時の購買行動をサポートするフォローアップの手順で終了します。「特別なサービスを受けるには、コード525を参照して、今後2週間以内にクライアントサービスに連絡してください。カスタマイズされたデザインオプションの節約。」

謝辞の一部

受領通知書は、情報または資料の受領を確認するか、そうでなければ行動を承認します。 また、それは一般的に感謝を表しています。 あなたの手紙は短くても構いませんが、そのタイミングは重要です。 正確な連絡先情報がヘッダーに表示されていることを確認して、確認が迅速かつ効率的に行われるようにします。 貴社が確認していることを明確に記載した文言を本文に含めてください。 「Next Step Gymは、3月15日に125.00ドルの支払いを受領したことを確認します。施設を選択していただきありがとうございます。」という手紙の結論の次のステップを要約してください。この手紙とすぐにお会いできるのを楽しみにしています。」

調整レターのセクション

顧客からの苦情には調整書を添えて対応してください。 見出しは、請求を発行した人を指します。 体は彼があなたのビジネスの注意を向けた事を暖かく認め、それからあなたがそれをどのように解決するかを述べます。 例：「Easy Numbers Groupは、2月15日付けのあなたの請求書に関する最近のお問い合わせに感謝します。この件を調査し、以前の請求書からの残高が誤って適用されていると判断しました。 調整レターの締め切りに感謝の意を表明します。 例えば、次のとおりです。 過去11年間当社を選んでいただきありがとうございます。」