文書管理手順

文書管理の手順は、会社の業務に従事する従業員が仕事を遂行するために正しい文書を使用することを保証します。 手順は品質保証プロセスの重要な要素です。 彼らは、ドキュメントの作成と処理を追跡し、ドキュメントを担当する従業員が古くなったドキュメントを最新のバージョンに置き換えていることを確認します。 そのような手順には、会社が間違いを回避し、自社の製品やサービスの品質を向上させる方法を決定できるように、文書を作成、変更、承認した従業員の記録が含まれます。

作り方

文書管理手順は、誰が特定の文書を作成する責任があるのか​​、そして文書の作成者がそれをどのように識別しなければならないのかを指定します。 文書に所定のフォーマットで名前を付けることに加えて、責任ある従業員は自分自身を創始者として識別するために文書に署名しなければなりません。 文書に署名すると、従業員は作業が完了したと見なし、作業を完了した日付を含める必要があります。

見直し

品質保証の原則では、企業が多くの文書、特に技術的な図面や仕様書の正確性を確認することが求められています。 文書管理手順には、どの文書を誰が、どのようにレビューを記録するかをレビューする必要があります。 通常、レビュー手順では、レビュー担当者に必要な資格と、ドキュメントに必要な変更をレビュー担当者が実行する方法を指定します。 変更を記録する方法、およびレビュー担当者がレビューを正常に完了したことを示すために署名する必要がある場所について詳しく説明します。

リビジョン

レビュー中に行われた変更とは別に、ドキュメントに要求される変更は、プロジェクトまたは運用の変更から生じることがよくあります。 文書管理手順では、誰が改訂を開始し、誰がそれを実行するかを指定します。 改訂が完了すると、改訂された文書には指定された番号が付けられ、従業員はそれを特定の日付における最新の改訂として識別することができます。 古い文書は廃止されたという指定と、それが現在最新ではないというマークを受け取ります。

置換

文書管理手順の重要な部分では、文書が使用されている場所で、企業がどのようにして最新の文書を古いバージョンに置き換えているかを詳しく説明します。 手順は、誰が文書の更新を担当するか、多くの場合、改訂の開始者を指定します。 一方、この手順では、古くなった資料の識別と最新の改訂の確認方法に関する文書をユーザーに指示します。

外部文書

企業は社外からのドキュメントを頻繁に使用する必要があります。 このような文書は、最初に到着したときに内部の手順には従いません。 文書管理手順は、そのような文書を会社のシステムに統合する責任を誰が持つかを指定します。 外部文書の識別方法、レビューが必要かどうか、必要に応じて改訂を進める方法について詳しく説明しています。 統合されると、責任ある従業員は関連する外部文書が必要に応じて利用可能であることを確認します。