重要な会計プロセスの文書化

重要な会計プロセスのメモはあなたのお気に入りの小説のストーリーラインを持っていませんが、それらはあなたの会社の財務報告を管理することができます。 重要な会計プロセスの文書化は、事業活動が一貫した方法で一般に認められた会計原則に従って会計処理されることを確実にするために不可欠です。 会計プロセスメモを作成する手順を理解しておくと、中小企業でこの手順を実行するのに役立ちます。

取引サイクル

会計プロセスの文書化は通常、取引サイクルによって管理されます。 たとえば、購入に関連するすべての会計プロセスは、同じ会計プロセスメモに含まれることがよくあります。 会計部門をサポートするのに十分な規模の中小企業では、文書化は通常、ポリシーに文書化するのに十分普通のトランザクションの種類を決定する会計マネージャまたはコントローラによって開始されます。 中小企業では、このプロセスは通常、会社の唯一の会計士によって行われます。 これらの取引が識別されると、それらは取引サイクルによってグループ化され、プロセスの文書化が始まります。

承認と内部統制

会計プロセスの文書化には、取引の処理時に従う承認または内部統制活動の説明を含める必要があります。 たとえば、ほとんどの企業は購入時に段階的な承認を必要とします。 一般的な段階的承認ポリシーでは、従業員は承認なしで一定レベルまで費やすことができ、大規模な購入には上司または部長の承認が必要で、最大の購入には所有者の承認が必要です。 同様の手続きは、多くの場合、与信承認および会社の代理による契約締結のために制定されています。 あなたの会社にどんな承認を設定したとしても、統制を文書化することは戦いの半分に過ぎません。 さらに、会社の担当者が従業員とフォローアップして、ルールが守られていることを確認する必要があります。

会計処理

会計プロセスメモの最も重要なセクションは会計処理の説明です。 会計処理は、取引の会計処理方法の説明です。 一般に認められている会計原則では、会計処理を選択する際の裁量が認められている場合が多くありますが、通常はその手順を一貫して適用することが求められます。 中小企業のオーナーは、日常的な取引の会計処理に関する会社の姿勢を文書化することで、会社が事業活動を一貫して会計処理していることを確認できます。 このセクションには、取引の説明、取引の正しい会計処理、適用される関連会計原則の引用、および手続きから逸脱する必要がある場合に承認を得るために必要な手続きを含める必要があります。

変更管理

会計プロセスメモの確認と更新は、少なくとも年に1回、または会社の運営方法に大きな変更が加えられたときに行う必要があります。 変更がタイムリーに文書化されていることを確認するために、中小企業のオーナーは、月次決算手続の事業部分の変更を評価する必要があります。 経営者が業績の毎月の見直しの一環として、関連する変更について事業を調査する場合、変更は発生した月の範囲内で記録されます。 たとえば、地元の店で雑誌を売るのではなく、雑誌が新しい1年間の購読オプションを提供するとしましょう。 この変更により、所有者が購読収入の計上方法を決定する必要があります。 月末に新しいオファリングの詳細を見つけることで、事業を積極的に管理していない所有者でも、適切な手順に従っていることを確認できます。