効果的なビジネスコミュニケーションの執筆

あなたがこれまでにタイプミスと文法の間違いでいっぱいのメモを受けたことがあるなら、あなたはおそらくメモの中のメッセージを割り引く傾向があります。 または、メモが長すぎて、手元にある作業の概要を適切かつ明確に説明していない場合、あなたとあなたのチームメイトに期待されることについて混乱するでしょう。 効果的なビジネス文書は口頭によるコミュニケーションと同じくらい重要であり、生産性と利益に影響を与える可能性があります。

あなたの観客を知っています

プロジェクト計画の詳細なステップバイステップドキュメントは、見込み客のリストに郵送されたセールスレターとは異なる方法で作成されます。 ビジネスライティングを成功させるための最初の鍵は、あなたの聴衆を知ることです。 これは実際に使用する単語だけでなく、あなたが書いたもののトーンにも影響します。 詳細な計画のトーンは、簡潔、論理的、そして適切なものになります。 セールスレターのトーンはより感情的で説得力があります。

フォーマット

ワープロソフトや表計算ソフトは、ビジネスライターに多くの書き方を可能にしました。 形式の選択は重要であり、あなたがあなたのメッセージをより良く伝えるのを助けることができます。 プロジェクト計画は、少なくとも一部はスプレッドシートの使用によって伝達される可能性が最も高いですが、セールスレターは通常1ページを超えず、会社のレターヘッドに配置されます。

構成とスタイル

あなたが実際に書き始めるとき、プロセスを助ける構成とスタイルの考慮事項があります。 アウトラインを作成する - 特に長い文書を書いている場合に役立ちます - あなたの仕事をあなたの聴衆によって最終的にもっと読みやすい管理しやすい情報に分割するのを助けます。 あなたの作品を読むすべての人に理解できるようになる簡単な言葉を使ってください。 あなたのメインテーマがあなたの修辞学で失われていないことを確認してください。 あなたのメッセージが迷子にならないように、あなたが書くすべてがメインテーマをサポートするべきです。

読者に優しいドキュメント

短い段落は長い段落よりもコミュニケーションがよく、ヘッダーは読者の注意を引くために必要です。 グラフやチャートを追加することは、今日のソフトウェアでもやさしいので、テキストを分割して理解を深めます。

文法を見る

文法的な間違いやスペルミスのある文書ほど専門的ではないと思われるものはありません。 今日のソフトウェアプログラムでスペルチェックと文法チェックを行っても、ドキュメントのメッセージを損なうような間違いをドキュメントに含めるのは簡単です。 読者の視点から書いたことをよく読み、それが完璧な文字であることを確認してください。 あいまいさもチェックしてください。 明確で直接的な言葉はあなたのメッセージが理解されることを確実にするのを助けます。