効果的な契約管理への8つのステップ

契約管理には、供給業者、顧客、パートナー、および従業員との間で締結された契約の監督が含まれます。 売上が失われる可能性があり、不適切な契約管理によって規制上のペナルティが発生する可能性があるため、効果的な監視は非常に重要です。 契約を効果的に管理する方法を理解すると、中小企業の購買プロセスを大幅に改善できます。

オリエンテーション

契約管理業務を行っている部門および契約管理プロセスの影響を受ける部門と会議を開く必要があります。 会議では、契約管理の理由が、プログラムが上級管理職によって完全に承認されているという事実と共に説明されるべきです。 可能であれば、上級管理職のメンバーが会議を主導する必要があります。

計画

組織内の影響を受けるすべての部署が、契約を管理するための費用対効果の高いアプローチを提供することに集中することを保証する契約管理システムを実装するための包括的な計画を策定する必要があります。

人事

組織内の1人に契約管理の責任を割り当てます。 これはしばしば購買部長です。 契約管理システムを実行するためのプロジェクト計画は、システムが正しくそして予定通りにそして予算内で実行されることを確かめる責任を割り当てられた誰かによって開発されるべきです。 計画では、達成するタスク、タスクの責任者、目標とする完了日を指定する必要があります。

プロセス

契約管理プロセスを文書化することで、会社内の全員が同じ方法で契約を処理できるようになります。 ワークフロー、ワークフロー内の各ステップを完了する責任を持つ人または部門、ワークフローの例外の処理方法を指定します。

トレーニング

契約管理を担当する部署のメンバーは、会社の契約管理プロセス、使用される用語、および機能に関するガイドラインについてトレーニングを受ける必要があります。

規格

契約管理基準を策定します。 このような基準には、契約の開始日と終了日について正確な文書を維持すること、およびサービス契約の更新など、契約上の取り決めの変更に注意することによって完全な契約補遺を維持することが含まれます。

測定

組織内の契約管理機能の有効性を測定および評価するための測定基準を確立します。 そのような測定基準には、契約の準備の正確さ、および必要に応じて契約を検索して参照する時間が含まれます。

監査

参考のために監査チェックリストを使用して、契約管理機能を定期的に監査する必要があります。 チェックリストは、何を監査すべきか、具体的には契約監査基準に準拠している期待される結果を用いて何を検査すべきかを特定すべきである。