職場におけるEメールの尊重

電子メールは、家庭でも職場でも、多くの人々の日常生活で普遍的な双方向通信です。 しかし、一部の労働者は、ゆったりとした個人的なライフスタイルを尊重する職業的環境から適切に切り離すことに失敗するかもしれません。 "The Wall Street Journal" Webサイトの "India Real Time"セクションの記事で、Nikita Gariaは、メールの尊重は、あなたのすぐ近くのオフィス環境においてだけでなく、あなたが社外の他のビジネス関連のエンティティと通信するときにも重要である職場 - そして世界中で。

作曲

電子メールメッセージを作成または返信しているときは、常に作成モードになっています。 文法、綴り、文の構造など、常に優れた文章力を身に付けるようにしてください。 組織全体が同じページに表示されている場合を除き、ゆったりとした職場環境でも、専門語を使用します。 職場の従業員に送られるメッセージは文学出版のためではなく、コミュニケーションの代替手段として意図されていますが、エッセイやプレスリリースのようなあなたのメッセージを作ってください。 。

送信

受信者のコンピュータ画面に新しい電子メールメッセージがどのように表示されるかを想像してください。 電子メールクライアントまたはプログラムの受信トレイには、メッセージの性質（件名、送信者、日付/時刻）に関する情報が表示されるだけです。 受信者が電子メールの内容を簡単に把握できるように、電子メールに件名を礼儀として含めてください。 また、完全な所有権を取り、あなたのEメールアカウントのための個人的なカスタマイズ機能を最大限に活用してください。 例えば、あなたのEメール設定に入り、あなたの姓名、そしてあなたの役職と部署を記入してください。 これと同じ情報を含む署名を作成しますが、必要に応じて住所、電話番号、ファックス名もリストします。 この礼儀は送信者があなたが誰であるかを識別するのを助け、あなたの追加情報を追跡するのにかかる時間も短縮します。

受け取り中

迅速な返信または緊急事態が送信者によって必要とされる場合に備えてできるだけ早くあなたの新着および着信Eメールメッセージを読んでください。 多くの電子メールプログラムでは、送信者は感嘆符「！」を含めることができます。 重要性が高いことを示すマーク また、電子メールが受信トレイに届いたこと、およびメッセージを読んだことに関する文書を必要とする職場の人々を尊重して、電子メールプログラムで受信通知機能を有効にします。 ちなみに、自動通知機能を有効にすると、次のようなパラノイアメールに返信しなくてもすむようになるまでの時間を節約できます。

返信中

人が可能な限り早く、時間が許す限り、電子メールメッセージに返信します。 あなたが電話を受けるとき、あなたと発信者の両方が呼び出し回数を数えることができます。 同様に、電子メール送信者はタイムスタンプを使用して、電子メールメッセージを読んで返信するのにかかる分数を数えることができます。 礼儀正しくない場合は、できる限り早く全回答を作成して送ってください。 または、メッセージを受信したことと、完全な返信を送信する予定のときに短いメッセージを直接送信します。 同僚は、あなたが少なくともその日のあなたのプレートにEメールメッセージとその内容を持っていることを理解するでしょう。

アーカイブ

組織を犠牲にしたり、オフィスのストレージリソースを使い果たしたりすることなく、職場の電子メールメッセージをできる限り保存します。 一般的に電子メールを送信する個人または部署の名前を持つフォルダを作成してから、それらの電子メールをそれぞれのフォルダに自動的に登録するフィルタを設定します。 定期的に受信トレイを空にし、未作成の電子メールを新しく作成されたフォルダまたはごみ箱に入れます。 設定した日数が経過したら、電子メールを2番目の保管場所に保存する自動アーカイブを設定します。 多くの点で、電子メールは職場での公式な文書であり、メモや「Re：」（紙に書かれたもの）の手紙をタイプするのとよく似ています。 余談ですが、Eメールはビジネスの法的問題の文書としても役立つ可能性があります。