フロントオフィス受付係のエチケット

あなたの受付係はあなたのビジネスの顔、多くの顧客が持っている最初の印象です。 良い受付係は訪問者を歓迎し、快適に感じさせる。 彼らが現れる理由が何であれ、受付係はそれに対処するのを助けます。 いくつかの基本的なエチケット規則がすべての違いを生むことができます。

仕事のためのドレッシング

あなたのルールがビジネスドレスのためであるものは何でも、あなたの受付係はそれらによって生きる必要があります。 フロントオフィスに適したものは、あなたの基準、地域社会、そしてあなたの仕事の種類によって異なります。 株式仲買人または診療所は、専門的な外観を望んでいるかもしれませんが、カジュアルウェアは他の分野で許容されるかもしれません。

挨拶、座席、そして御馳走

ある人材派遣会社は受付の義務を「挨拶し、座り、そして扱う」と要約しました。

• 顧客に挨拶し、必要なものを尋ねます。
• 待たなければならない場合は、着席するように招待します。
• オフィスの設定に応じて、無料の軽食やコーヒーを提供するか、自動販売機に直接送ってください。
• 必要に応じてバスルームの場所に関する指示を提供してください。

それは単純なルーチンですが、それはオフィスの訪問者に彼らが歓迎されているという感覚を与えます。

電話エチケットの重要性

受付係はまた電話を扱い、電話の礼儀はあなたのビジネスにとっても重要です。 受付係の声は明るくて親しみやすいはずです。 電話のエチケットの大部分は、たとえ顧客に長いメッセージがあったり、不規則になったりしても、単に顧客の声を聞くことです。 受付係は、顧客が提供する番号やその他の重要な情報を書き留め、メモが正しいことを再確認し、必要に応じて質問します。

電話番号 フェイスタイム

遅かれ早かれあなたの受付係があなたのオフィスの誰かと電話の他の誰かに対処しなければならないことは避けられません。 原則として、肉の中にいる人、次に電話の人に対処するのが最善です。 受付係がどちらかの当事者に待つように頼まなければならないならば、彼らはそれが厄介であるかのようにではなく、丁寧にそれをするべきです。 受付係は、保留したくない場合に折り返し電話を希望するかどうかを電話で確認できます。 顧客が一列に並んでいるか、電話が留守番電話に転送されているほどオフィスが忙しい場合は、おそらく2人目の受付係を追加する時間です。

問題のある顧客への対処

あなたは時折問題を抱える顧客を処理することができる受付係 - 返品を望んでいる不機嫌そうな顧客、あるいはただ怒っているか緊張している人 - を必要とします。 よく訓練された受付係は、顧客の言うことを聞き、同情を表明し、可能ならば問題を解決します。 時には、単に誰かが言ったこと（「私たちのソフトウェアが私たちが約束した方法で動くとは思わないのですか？」）を繰り返すだけで、顧客は彼らが耳を傾けていると感じます。 問題が指揮系統の上位の誰かを必要とする場合、受付係は物事を解決できる誰かにスムーズに顧客を渡すべきです。