ビジネスレターを書くためのエチケット

ビジネスプロフェッショナルとして、あなたは同僚、顧客、仕入先、供給業者と直接、そして文書によるコミュニケーションを通してコミュニケーションをとることの重要性を理解しています。 書面によるコミュニケーションとしてEメールやインスタントメッセージングの人気が高まっているにもかかわらず、企業幹部は依然としてビジネスレターを使用しています。 ビジネスレターを作成するときは、受取人に関係なく、適切なエチケットに従って、コミュニケーションがプロフェッショナルであり、メッセージが明確であることを確認してください。

定義

ビジネスレターは、会社の所有者や役員、消費者、求職者、従業員、地域社会の人々が使用するコミュニケーションの書面形式です。 作文と文法のオンラインリソースであるEnglish Clubは、ビジネスレターがアイディアを共有し、情報を提供し、オファーを受け入れて作成し、情報を要求し、感謝を述べ、おめでとうを送り、人々を紹介し、謝罪し、そして推薦をすると述べている。

フォーマット

人々は3つの方法でビジネスレターをフォーマットすることができます：ブロック、修正ブロックおよびセミブロック。 フォーマットを選択し、あなたの手紙を通してその規則に従うことによって、エチケットを書く適切なビジネスレターを練習してください。 Purdue UniversityのOnline Writing Labは、各段落の間に二重のスペースを入れて、ブロック文字は左寄せにしてシングルスペースにすることを指摘しています。 修正ブロックレターでは、送信者のアドレスと受信者のアドレスは左寄せでシングルスペースで表示され、日付と終了は中央にタブ表示されます。 3つのフォーマットの中で最も使用されていないセミブロックは、変更されたブロックと同じ規則に従いますが、各段落はインデントされており、左寄せされていません。

セクション

ビジネスレターには特定のフォーマットがあり、いくつかの重要な部分が含まれています。 あなたが作成する各ビジネスレターに必要なセクションを含めるのは適切なエチケットです。 手紙の先頭に、あなたが書いた日付を入力してください。 送信者と受信者の両方のメールアドレスを含めます。 それぞれの手紙を受取人に挨拶する挨拶文で始めてから、手紙の目的を説明する本文を続けます。 あなたの役職が文房具の上に表示されていない場合は、終了は「ありがとう」または「誠意をこめて」と言うことができ、あなたの名前と肩書きを含むことができます。

利点

ビジネスレターは送信者と受信者に重要事項の文書化された文書を提供します。 それらは伝統的な出願システムを通して容易に提出されるか、または将来の参照のためにスキャンされ電子的に提出される。 Eメールよりも正式なビジネスレターは、さまざまな個人、企業、および組織と通信するためのプロフェッショナルな方法です。 適切なビジネスライティングエチケットに従うことで、文字が適切にフォーマットされ、明確で簡潔なメッセージを作成するために必要な情報が含まれるようになります。

警告

ビジネスレターは明確で、専門用語を避けるべきです。 手紙を送る前に、それが理解できること、そしてあなたがあなたのすべてのポイントをカバーしたことを確かめるためにそれを声に出して読んでください。 あなたが潜在的な雇用主、顧客、またはビジネス仲間に書いているかどうか、それは文法の間違いと誤字をチェックすることが重要です。 受信者の名前を正しく入力し、適切なタイトルを使用することが重要です。 配達遅延を避けるために受取人の郵送先住所を再確認してください。