なぜ職務の分離が会計上重要であるかを説明する

経理部門における職務の分離は、内部詐欺に対する主要な防御としての役割を果たします。 従業員に互いの仕事をチェックさせることでエラーを減らすことができますが、単純なミスは同程度に利益を減らすことはありません。 中小企業は不当に詐欺に悩まされており、収入の平均5パーセント、または内部窃盗に対して160, 000ドルを失います。 会計グループ内の職務の分離は、従業員が会社から盗む機会を最小限に抑えます。

詐欺のトライアングル

詐欺防止の専門家は横領の条件を作り出す「詐欺の三角」を認識しています。 その三角形は、従業員に対する経済的圧力、犯罪行為の合理化、および犯罪を犯す機会から成ります。 経理部門内での職務の分離は機会の点で三角を破ります。 他の人が自分の仕事の重要な要素を見直してチェックすることを知っていると、従業員の機会に対する見方が変わります。 従業員の詐欺の潜在的なコストを考えると、それを防止するためのステップへの投資は良いリターンを提供します。

買掛金詐欺

買掛金は、適切に監視されていない場合、詐欺の機会を多く提供します。 従業員は虚偽の請求書を作成し、自分が管理するアカウントに資金を支払うことができます。 または、小切手を自分で作成し、それらを会社のベンダーの1人への支払いとして記録することもできます。 職務を機能ごとに分けることで、誰かが請求書を承認したり、システム内に新しい仕入先を作成したり、小切手を発行したりできないようにすることで、これらの可能性が減少します。 複数の人がベンダーへの返金を監視する必要があります。これは詐欺行為のもう1つの原因です。 ベンダーの承認と契約の承認を厳しく見直すことを要求することはまた、優遇措置または過払いを受けているベンダーによって払われるキックバックを回避する。

詐欺のその他の道

経理部門内の他の機能は、不正行為に対して同様の手段を提供します。 給与詐欺の可能性としては、膨大な経費勘定、勤務時間についての虚偽の請求、さらには「幽霊」従業員などがあります。 最後の例では、泥棒は存在しない従業員を作成し、その従業員の勤怠報告を提出し、自分のアカウントに給与を振り込みます。 雇用と支払いの機能を分離すると、この関係は三角形で分断されます。 顧客アカウントも詐欺の可能性を生み出します。 不正な従業員は、単に顧客からの現金支払いをポケットに入れるか、小切手を自分のアカウントに振り向けることがあります。 窃盗を隠すために、泥棒はスキミングと呼ばれる計画で他の顧客からのその後の支払いをそらすかもしれません。

中小企業における職務の分離

大企業は経理業務を部門に分け、必要な資金管理を提供します。 適切な職務分掌を作成することは、中小企業の所有者にとって困難なことですが、克服できないものではありません。 中小企業の所有者は銀行に彼の家に毎月の明細書を配達させるかもしれません。 これにより、誰かがそれを見る前に証拠を削除する機会が従業員にないことが保証されます。 可能であれば、所有者はすべての支払いに署名する必要があります。 小切手に2つの署名を要求すると、不正な小切手の作成を妨げる可能性があります。 2人の従業員、または所有者と簿記係は、すべての銀行預金、給与明細、および経費の提出を確認する必要があります。 この職務分担はすべての詐欺行為を阻止するわけではありませんが、機会を減らすことになります。