連邦補助金の会計手続き

任意の機関から連邦助成金を受け取ったら、膨大な数の書類に記入し、助成金のサイクル中は慎重な記録を維持し、助成金を使用しながら行ったすべてのプログラムと手順を文書化することができます。 連邦のガイドラインに従わなかった場合、助成金の減少、さらなる助成金の損失、または自組織に起因する費用の減少につながる可能性があります。

しっかりした会計手続の維持

助成金受領者は、助成金の支出と支出を他の資金源から明確に分離する、予測可能で実行可能な会計手順を開発し、維持しなければなりません。 連邦政府の補助金は、受領者に一般に認められている会計手続、すなわちGAAPに従うことを求めています。 あなたが連邦政府の助成金を受け入れる前でさえも、あなたのすべての支出を説明するしっかりした会計手続きを確立してください。

あなたの支出のあらゆるステップを文書化する

連邦会計目的のためにあなたのすべての支出の記録を保管してください。 タイムカードは、補助金口座に請求されている場合は、管理者によって署名され承認されなければなりません。 あなたの助成金受領者の適格性の証明は文書化し保存しなければなりません。 あなたの書面による会計方針は、いつでも連邦監査人にとってアクセス可能でなければなりません。 元の請求書、支出承認フォームを保管し、承認を確認して署名を受け取ります。

Fail-Safeに組み込む

安全な手順で、連邦の資金提供機関とのトラブルを回避できます。 すべての補助金プログラム用に別々のファイルを保管し、簡単にアクセスできるようにすべての補助金文書のコピーをファイルに保管し、支出がいずれかの分野で補助金の予算を超えないようにする必要があります。 監督上の署名だけでなく、すべての支出についても説明を求めます。 現金支出を追跡および説明するための統制を作成し、すべての支出について最終的な意見を述べるために1人の個人を任命します。

予算を策定してフォローする

厳格な予算を作成してそれに従い、さまざまなアカウントを定期的に監査すれば、補助金のパラメータに固執することができます。 実際の支出を毎月予算と比較し、予算全体に影響を与えるような修正をすぐに行います。 予算の見直しのスケジュールを設定し、それを守るようにしてください。そうすれば、いつでも最新の情報で監査の質問に答えることができます。 助成金を申請する際には、運営機関の予算があり、助成金の計画が明確であることを資金提供機関に提示する必要があります。 連邦補助金の会計手続きでは、補助金を受け取るときにこれらの数値を守らなければなりません。