従業員W-4の保持に関する連邦ガイドライン

従業員がW-4を雇用主に提出して、所得税からの源泉徴収を設定します。 その後、雇用主はこのフォームを従業員の人事ファイルに保管します。 内国歳入庁は、個人的な事情が変わった場合に源泉徴収を更新するよう従業員に助言します。 あなたの記録管理が適切で合法的かつ完全であることを確実にするためにあなたの中小企業で従業員のW-4を保持するための連邦のガイドラインに従ってください。

連邦所得税源泉徴収伝票

連邦政府は、雇用主が保持しなければならない源泉徴収書類のグループにさまざまな書類を含めます。 Automatic Data Processing Inc.の出版物によると、雇用主は従業員の支払い、税務申告および預金に関連するすべての記録を保持しなければなりません。 この義務は、連邦、社会保障、メディケア、および連邦失業税法の税金を対象としています。 これらのガイドラインの下では、雇用主は連邦の要件に従ってW-4用紙を保持しなければなりません。

保存期間

W-4用紙の保存期間は、納税期日または納税期日のどちらか遅い方の日から最低4年です。 この要件は、W-4用紙だけでなく、雇用主が所有するすべての雇用税記録にも適用されます。 4年間は最低限のガイドラインです。

保持フォーマット

雇用主は、雇用主が好む形式のいずれかで、W-4フォームを紙または電子形式で保持することができます。 内国歳入庁は雇用者がスペースを節約するためにCD-ROMまたはコンピュータのハードドライブに電子的に税の記録を保存することを可能にします。 電子記録は原本を識別しなければならず、そしてW-4は印刷可能で判読可能でなければならない。

州のガイドライン

州のガイドラインはさまざまですが、多くは連邦の要件を補完し、反映しています。 雇用者は、該当する事業の状態に関する州のガイドラインに従う必要があります。 最短保存期間は、ネバダ州やテネシー州などの州ではなし、ミシガン州では6年間、ミネソタ州では8年間です。 雇用主の州が連邦の要件よりも長い保存要件を持っている場合、雇用主は州の要件を厳守する必要があります。

W-4の廃棄

保持期間が終了した後、公正で正確なクレジット取引法は、雇用者に税務書類を効果的に処分することを要求します。 連邦取引委員会は、雇用主が税務書類を紙の形式で焼却、粉砕、または細断することを提案しています。 電子媒体に税務書類を保管している雇用者は、誰もその情報を読んだり再構築したりできないように、情報を完全に破壊または消去しなければなりません。