ビジネスメッセージの5つの特徴

アイデアを投げかけたり、セールスを勧誘したり、ビジネスミーティングを行ったりすることは、対面の設定では最も効果的ですが、専門家がメッセージを残すことを要求されることもあります。 ビジネス関連のEメールを送信して留守番電話に話すとき、あなたはまだ効果的なピッチを作ることができます。 多くのビジネスおよび人事のWebサイトでは、成功したビジネスメッセージの7、10、または12の共通の特性のリストが提供されています。 5つの主な特徴を実装することで、仲間や顧客と効果的にコミュニケーションをとることができます。

丁寧さと会話のトーン

電話または電子メールで通信するかどうかにかかわらず、ビジネスメッセージはカジュアルで楽しい会話型のトーンを持つべきです。 相手からの返事を促すような、親しみやすく魅力的な方法で話すことが重要です。 感情的、対決的、または不平を言うことを控えましょう。 代わりに、「お願いします」「ありがとう」「誠意をこめて」「感謝します」「よろしく」などの前向きな言葉やフレーズを使用して、丁寧に対応します。 「これを読んで楽しんだことがありますか？」と自問するべきです。 ABCO Payroll Services Inc.の社長兼CEOであるRoger Reynoldsによると

簡潔

簡潔であることはビジネスコミュニケーションの非常に重要な要素です。 あなたの意見を丁寧に理解し、できるだけ少ない言葉であなたの考えや懸念を投げかけるようにしてください。 実行中の文、長い表現の使用を避け、繰り返しの内容を避けます。 Explore HRのWebサイトによると、Conisionは両当事者の時間と費用を節約します。 不必要な文言を排除し、丁寧な挨拶、関連する声明、および返答への招待のみを提供することによって、あなたは自分の考えや懸念の重要性を披露します。 レイノルズは、あなたが直接メッセージの件名にたどり着き、「フィラー」の言葉や言い回しを避け、以前の通信を書き直さないことを示唆しています。

正確さと正確さ

メッセージを残したり、間違った情報やコンテンツを含む電子メールを送信したりするのは恥ずかしいだけではなく、専門的でなく、時間と費用がかかります。 ビジネスメッセージのエラーにスペルミスの名前や受信者の個人情報が含まれていると、それも不快になります。 電子メールを送信したり、クライアントや従業員番号をダイヤルする前に、事実が正しいことを確認し、該当するすべての番号や金額を確認したことを確認してください。 書面および口頭によるコミュニケーションには、必ず連絡担当者の正しい名前、つづり、および発音があることを確認してください。 書かれたメッセージを送信するときは、送信する前に必ず適切な文法、スペル、句読点、校正を使用してください。

明快さと精度

明快さは、成功するビジネスメッセージの最も重要な要素の1つです。 ビジネスコミュニケーションコーチのRic Phillips氏によると、茂みにぶつかることなく自分のビジネスを明確に述べるべきだという。 「明確にあなたの目的や欲求を述べなさい、そして人々はあなたのリーダーシップとアイデアのためにあなたを尊重するでしょう」とフィリップスは言います。 読者や電話の受け手に混乱や当て推量を避けるために、よく知られている用語、短い文章を使用し、専門用語やビジネス用語を避けます。 受信者があなたのメッセージの意図について質問したり、解読したり、翻訳したりする必要はないはずです。

具体性

ReynoldsとExplore HRはどちらも、ビジネスメッセージの有効性に不可欠な、コンテンツの具体性を確実にする方法を提案しています。 目標は、受信者の意識の範囲内で鮮やかなイメージとあなたのメッセージを明確に理解することです。 実用的な動詞、わかりやすい説明、具体的で具体的な言葉を使用して、興味を呼び起こします。 曖昧な一般化よりも事実や数字を使う。 簡潔さを犠牲にすることなく、できるだけ記述的かつ明確にします。