オフィス間覚書の作成のためのガイドライン

覚書は、合意の記録、情報の提供、または何らかの行動の実現を目的として、組織内の特定の人々を対象とした文書です。覚書または機関間メモの目的は読者に知らせることであり、説得することではありません。メモを書くときは簡潔さが重要です。意思決定者は内容をすばやく同化する必要があり、メモを書いた後も長い間参考として使うことができるからです。

あなたの観客を知っています

メモを書く準備をするときは、聴衆を知っていることが不可欠です。あなたの聴衆を知るために、あなた自身にいくつか質問をしてください。彼らは誰なの？メモは意思決定者または管理者によって読まれる予定ですか。読者が知る必要があるものを自分自身に尋ねることによってメモを書き始めてください。読者の立場と責任を考慮してください - 例えば、弁護士は裁判所の事件の準備に情報を使用するかもしれません。読者が適切な判断を下すには、どれだけの情報が必要かを判断してください。

文の構造

あなたの文の構造は単純さに集中するべきです。ビジネス用語や技術用語を多く避けます。正しい言葉を選んで明快に書いて、複雑な言葉を避けてください。アウトラインを使用して整理し、次に何を言おうとしているのかに集中します。

覚書の一部

見出しは4つの部分で構成されています。メモの宛先の人の名前、作家の名前、メッセージの件名、および送信された日付です。見出しは通常、 "To"、 "From"、 "Subject"、および "Date"というラベルが付いています。メモの次の部分は本文です。「質問が提示された」段落はメモが何についてであるかを述べます。また、プロジェクトの事実と目的、または重要なものと考えているもの（具体的には、外出費など）についても説明します。「簡単な答え」の段落はあなたの予測が何であるかを述べています。質問に答えたり、まとめたり、推薦をしたりすることができます。事実を述べなさい。「ディスカッション」は最大の段落で、メモを締めくくります。ここでは、「簡単な答え」の段落で書いたことを証明するために詳しく説明します。あなたの議論が複雑でいくつかの問題を分析しているならば、パラグラフを小見出しに分割しなさい。