同封のビジネスレターを書くにはどうすればいいですか？

通常の業務の過程で、あなたの会社は顧客、ベンダー、セールスリード、従業員そして他のさまざまな人々とコミュニケーションをとるためにさまざまな手紙を使う必要があるでしょう。正式なビジネスレターが高度にデジタル化された世界では幾分時代遅れに見えるかもしれませんが、レターと適切な同封物を適切にフォーマットしてまとめる方法を知っていれば、あなたとあなたの会社はプロの組織としてみなされます。

明確な目的を述べる

あなたの仕事上の通信を書くとき、あなたの目的をはっきりと述べて、あなたが同封しているアイテムにあなたのメッセージを直接接続する。あなたはあなたの会社についての情報を求めてフォローアップしている可能性があります。見込み客に自己紹介したり、ビジネス提案で投資家に近づいたりします。受取人があなたが書いている理由を知っているとき、あなたがそれらを送る同封物はより理にかなっており、あなたの手紙の中の情報のレンズを通して見られるでしょう。

エンクロージャは継続的な関与を誘う

可消化情報：電子メールの出現により、デジタルハイウェイを流れる通信量は膨大になりました。平均的な労働者は毎日100から200のEメールを受信しているので、各Eメールに含まれるすべての情報を要約することはできません。印刷された手紙はデジタル受信箱から目立ち、読者の注意を引くことができます。あなたの読者にあなたの会社についてのより多くの情報を得るためにあなたの同封物を読むことによってあなたのより完全に従事するように誘うか、あなたの提案に応じてください。

フィードバック：手紙は一種のコミュニケーションですが、一方的なものです。あなたにはあなたのメッセージを届ける機会がありますが、あなたが書いている人からのフィードバックはありません。エンクロージャーを使用すると、「会話」の反対側を聞くことができます。返品はがき、電子メール、またはフォームの記入によって返信を求め、あなたのメッセージがどれほど上手く受け取られたかについての考えをあなたに与えます。

エンクロージャの例

あなたの手紙に同封できるものについての明確な規則はありません。しかし、あなたの目的に不可欠なものだけを送ってください。彼らが圧倒されていると感じるほど多くの資料で受信者を過負荷にしないでください。あなたは彼らにそれを捨てないで読んでほしいのです。エンクロージャの例は次のとおりです。

パンフレット - あなたの会社、製品またはサービスに関する情報を含む文書
法的文書 - プライバシーポリシー声明、リリースフォーム
入札シート - ベンダーがあなたの会社のために仕事をするためのアプリケーション
納税申告書 - あなたがファイルに残す必要があるW-9税書類

エンクロージャ用の文字のフォーマット

正式なビジネスレターは、あなたが文書を同封していることを読者に知らせるべきです。文書を名前で参照し、回答が必要な場合は、それについても言及することをお勧めします。例えば、「12月31日までに同封のW-9フォームに記入して当社の事務所に返送してください。」さらに、あなたの手紙の最後で、あなたの署名の下の2行は、以下の記法のうちの1つを含んでいました：

エンクロージャー（2）
同梱：製品パンフレット（1）、カスタマーレビュー（2）
ケース：W-9フォーム

過去には、エンクロージャを言及するための標準的な言葉には、「囲まれてください、見つけてください...」というフレーズが含まれていました。しかし、この表現は時代遅れであり、使用されていません。結局のところ、あなたはすでにあなたがその文書を同封しているとあなたの読者に言ったので、それらはそれらを見つけに行く必要はありません。「私は_ ____で囲んでいます」と書くだけで十分です。

デジタルの世界のエンクロージャ

ビジネス上の大量の通信がインターネットを介して行われるため、ビジネスレターの書き込みの多くは電子メールとして行われる可能性があります。この場合は、文書を電子的に添付することになり、変更を反映するように文言を切り替えることができます。文書ファイルは適切な形式と適切なダウンロード可能なサイズにしてください。