ポリシーマニュアルを更新する方法

会社の方針マニュアルは、内部業務のための青写真です。 これは、会社が従業員と対話して事業を運営する方法について書かれたガイドです。 ポリシーには、出勤、安全規則、雇用法の遵守、施設管理、服装規定など、企業が従業員に期待することのすべての側面が含まれています。 ポリシーは、会社の規則と手順、およびそれらに従わないことの結果を定義するガイドラインです。 ポリシーマニュアルは定期的に見直し、必要に応じて更新する必要があります。

誰が責任がある

上級管理職は、方針や手順の変更を認識し、それらを承認する必要がありますが、多くの企業では、人事スタッフが方針の見直しとそれらの更新を担当しています。 人事部がない場合は、上級管理職がポリシーの更新を担当することがあります。 ポリシーは、関連する法律や規制に則した最新のものである必要があります。また、定期的に弁護士に確認させることをお勧めします。

いつ見直すか

雇用、産業、ビジネスに関連する法律は絶えず変更されているため、ポリシーマニュアルは定期的に更新する必要があります。 それらは、四半期ごとまたは年ごとに、あるいは会計監査と併せて、法律に照らして見直されるべきです。 人事またはビジネスの法的情報サービスを購読することで、会社の方針に影響を与える可能性のある法的変更を常に把握することができます。

何を検討する

視聴者への適用性に関する方針を見直す。 たとえば、上司が収集した手動のタイムシートを参照する出席記録に関するポリシーは古くなっており、会社のITマネージャが自動電子出席システムを実装している場合は、誤った対象者を対象としています。 ポリシー内のすべてのステップを検討して、見逃されたり見落とされたりするものがないことを確認します。 例えば、会社の安全方針で使用直後に延長コードを保管することが要求されている場合、延長コードの許可された使用のためのステップは、コードの巻き取りおよびユーティリティー・キャビネットへの保管に関するステップを省略してはなりません。 法規制の遵守を確認することに加えて、現在の慣行と手順、および現在の製品とサービスに関するポリシーを確認します。

更新する方法

ポリシーマニュアルは、ワープロ形式のマスターコピーと共にバインダーにまとめて保存された書面によるポリシーの紙のコピーです。 オリジナルのコピーはそのまま残され、その後の更新はある種の更新番号システムで分類されているので、変更は追跡され日付が記入され、最新のバージョンが記録されて見やすくなっています。 許可された更新が電子コピーに対して行われ、印刷され、マスターバインダーに入れられ、関係者全員に配布されて、ポリシーの変更が通知されます。 更新されたポリシーを受信したことを示す署名付きの確認通知がしばしば必要になります。