コンピュータを使用して管理効率を高める方法

ラップトップ、スキャナ、プリンタなどのコンピュータハードウェアの使用は、ここ数十年で爆発的に増えています。 管理効率を高めるように設計されたソフトウェアはたくさんあります。 ワードプロセッサ、スプレッドシートの作成、プレゼンテーションにオフィスアプリケーションを効率的に使用することで、ビジネス管理の専門家は社内の全員の生産性を向上させることができます。 中小企業は、MicrosoftやAppleなどのベンダーからオフィスアプリケーションを購入することができます。または、OpenOffice.orgなどの組織から無料のソフトウェアを使用しています。

電子メールソフトウェア

電子メールアプリケーションを最大限に活用するには、通常、受信メッセージを管理するためのルールの設定、署名の標準の設定、不在時の返信、およびその他のテンプレートによって異なります。 気を散らすものを排除し、生産性を向上させるために、成功した中小企業管理は彼らの電子メールをレビューするために一日の特定の時間を取っておくべきです。 彼らは新しい電子メールを発表する気を散らすチャイムをオフにすることを検討するべきです。 スパムフィルタは不要なメッセージを削除するのに役立ちます。 従業員が説明的な件名を使用すると、管理者は受信電子メールをすばやくスキャンして、すぐに対処が必要な重要なメッセージを特定できます。 効果的な管理者は、メッセージを読み、それからサブフォルダ内の後のアクションのために削除、応答、または提出することによって、メッセージを1回扱うことを学びます。

ワークフローと協調ソフトウェア

SharePointなどのコラボレーションソフトウェアを使用すると、マネージャは正式なワークフローを使用して、ある従業員から別の従業員にドキュメントを転送できます。 明確な指示に従って、従業員は迅速に行動を起こし、組織全体に作業が円滑かつ効率的に流れるようにします。 紙の文書をスキャンしてオンラインで利用できるようにすることで、中小企業の管理者は重要な情報の伝達と共有にかかる時間を短縮できます。

カレンダーアプリケーション

オンラインカレンダーを維持することで、全従業員が作業の統合されたビューを閲覧したり対話したりできるため、全員がより効率的に作業することができます。 定期的な会議を事前にスケジュールして、人々が自分のスケジュールをより効果的に計画できるようにすることができます。 従業員の休暇や事務所から離れている他の個人的な時間を一覧表示することで、管理者は追加の補償が必要な時期をすばやく確認できます。

プロジェクト管理ソフトウェア

Microsoft Project、Basecamp、Zohoなどのプロジェクト管理ツールを使用すると、忙しい中小企業のプロジェクトマネージャがプロジェクトタスクを入力し、リソースを割り当て、進行状況を監視できます。 情報はプロジェクトチームのメンバーと簡単に共有できるため、プロジェクトマネージャの成功は時間を節約し、紙の無駄を削減します。 ステータスの更新、計画、または行動項目について紙の文書を配布するのではなく、オンラインでチームメンバーと共同作業を行い、承認署名などの必要な場合にのみ印刷します。

スマートフォンとラップトップ

スマートフォンテクノロジを使用することで、従業員は外出中でも連絡を取り合うことができます。 オフィスアプリケーションは電話アプリケーションと同期して生産性を最大化します。 効果的な担当者は、連絡先リスト、個人メモ、および予定を電話で管理します。 彼らは自分の携帯電話やラップトップで文書を閲覧し、紙のコピーの必要性を最小限に抑えます。

インターネット

インターネットリソースの使用は、面倒なマニュアルや他の印刷された参考資料の必要性を減らします。 モバイルの従業員は、外付けハードドライブとUSBコネクタを使用して、あるコンピュータから別のコンピュータにドキュメントを転送し、緊急時や災害時にバックアップを作成します。 Wiki、ブログ、フォーラムなどのソーシャルメディアテクノロジにより、マネージャは部下、仲間、上司、および顧客とより効果的に対話できます。