空室状況をリクエストするEメールの書き方

電子メールはビジネスコミュニケーションとして認められている方法であり、この方法を使用して会議の開催予定をリクエストできます。あなたが会ったことがなく、あなたの製品やサービスに関する知識がほとんどない人に連絡するときは、できるだけ簡潔に情報を伝える必要があります。多くの幹部がスマートフォンやタブレットを介してEメールにアクセスし、長いメッセージを読む時間がないことを忘れないでください。あなたのEメールは、丁寧で適切な言葉を使って適切なものにする必要があります。

1。

Eメールを個人的にアドレス指定し、その目的をできるだけ短い時間で始めに述べてください。あなたが何を求めているのか理解しようとするいくつかのパラグラフを読む時間があるビジネスマンはほとんどいません。あなたが書いている読者に彼の都合の良い時に約束を予定するように言う文章で電子メールを開いてください。

2。

目的の声明に従って、会議を依頼する理由を説明してください。あなたが誰であるか、そしてあなたが彼と会う必要がある理由を受取人に簡単に伝えてください。「私の会社はあなたの地域で活動しており、私はあなたに利益をもたらすことができるサービスを提供しています」のように、明確な言葉と短い文章を使用してください。

3。

これらの日付のどれも適切ではない場合は、別のオプションを要求することで、会議のためのいくつかの潜在的な日付と時間を提案します。それは受信者から会議を設定するための負担を取り除き、彼が返答するのをより簡単にするでしょう。あなたが彼に彼の入手可能性の詳細を提供するよう頼むならば、あなたは彼があなたより多くの仕事をするよう頼んでいます。

4。

会議の開催場所と選択理由を明確に述べてください。最初の会議では、要求を出した人がその会議に移動する人になることが認められています。ただし、受信者があなたの施設や製品を見ることができるようにあなたのビジネスに来なければならない場合は、これは当てはまりません。その場合、あなたの電子メールはこれを説明するべきです。

5。

空室状況を要求するあなたの電子メールで礼儀正しく、文明の言葉を使用して、あなたのつづりと文法が正しいことを確認してください。潜在的な顧客またはビジネス仲間は、言語の理解が不十分であるというメッセージによって延期される可能性があります。あなたのビジネスとの関連付けから受信者への潜在的な利益について簡単に述べてください。

6。

あなたの会社や製品やサービスに関する情報をEメールに添付して、受信者がそれらに簡単にアクセスできるようにします。あなたの会社のウェブサイトへのリンクを提供し、あなたの製品やサービスに関するニュース記事を受信者に会議を要請する理由の理解を与えるかもしれません。電子メールのサイズを2メガバイト未満に保ち、添付ファイルにコンピュータウイルスが含まれていないことを確認してください。

7。

受信者が応答していない場合は、1週間後に電子メール要求をフォローアップしてください。 2番目のEメールで、彼が最初のEメールを受信したことの確認を要求し、会議に対する要求を繰り返します。あなたがそれを受けていないならば、あなたは彼の応答のために特定の日に電話で受取人に連絡することを述べて、あなたが従うことを確実にするために電話を予定してください。