反論の手紙を書く方法

従業員の行動がチームの生産性と士気を低下させるときは、行動を起こす時が来ました。 あなたの懸念について話し合うには従業員と面談することが不可欠ですが、彼の行動が不適切であることを従業員に通知するだけでなく、訴訟や法廷で使用できる文書もあなたのビジネスに提供します。失業請求紛争。

ビジネス対応ルールに従う

会社のレターヘッドに手紙を書いてください。 メールで手紙を送る場合は、手紙を.pdfとして保存し、添付ファイルとして送ってください。 対応が何についてであるかに関して重要な情報を提供するメモ形式で手紙を始めてください。

例：

TO：Jane Smith

FROM：Jerry Smythe [この行の最初]

件名：オフィスの不正行為

日付：2019年8月23日

事実を述べる

反論の手紙は、迷惑行為または責任を負うようになった従業員にあなたの不満を言い渡す機会ではありません。 あなたの手紙を簡潔に、その言葉の言葉を使わないで、従業員に対するあなたの懸念と影響が明確であることを確認してください。

例：

今日の会議で説明したように、私はあなたの同僚と私自身の両方に対するあなたの行動について深刻な懸念を抱いています。 あなたは、グループミーティング、1対1のディスカッション、そしてオフィスでの会話中に失礼を示しました。 これらの行動はオフィスの士気を害しており、Johnson＆Greeneプロジェクトを完成させる責任を負っています。

行動の例を提供する

手紙内の悪い行動の発生率を文書化します。 関係する関係者の日付と名前を必ず含めてください。 否定的な行動を冷静に説明しなさい。 それほど劇的ではありませんが、手紙を読んだ人全員が何が起こったのか、またなぜ従業員の行動が懲戒に値するのか理解するのに役立つ詳細を提供してください。

例：

昨日の会議（2019年8月22日）の間、あなたの行動は専門的でなく、破壊的でした。 ティムが話している間に何度かあなたの目を転がし、2度彼を邪魔し、そして彼が彼の懸念についてあなたと話そうとしたときに結局彼から背を向けました。 ルースがその報告をしている間、あなたは大声でため息をついた。 ルースが言わなければならなかったことについてあなたを混乱させていたものを明確にするように私にあなたに頼んだとき、あなたはあなたの頭を横に振ってそうするにはあまりに時間がかかるだろうと言った。

この行為は2019年8月20日にあなたの爆発に続きました、その間、あなたが欲しいファイルを見つけるのが困難であったとき、あなたはエリカにあなたの声を上げました。 当時私たちはそのオフィスにゲストを持っていました、そしてあなたがその場でEricaを治療するのを聞いて彼らは恥ずかしかったと言うことができました。 私がこの事件について非公開であなたに話をしたとき、あなたはあなたの肩をすくめて「エリカは彼女の解体に対して責任を負う必要がある」と言った。 私はこれが事実であるかもしれない間、あなたの声を上げる理由は特にありません、特にプロの状況では。 あなたは将来的に「それを弱める」ことに同意しました。

今日、私たちが8月29日の会議で何が起こったのかを話し合うために集まったとき、あなたは防御的でした。 あなたは私が過剰反応していると主張した。 私は、会社のオーナーとして、どのようなオフィスカルチャーを育成したいのかを決めるのは私次第です。 あなたは私が「柔らかすぎる」と言った、そして「私が人々を「だまして」いるままにしておけばビジネスはトラブルに向かっているだろう」とあなたは言った。 私が自分の立場を説明しようとしている間、あなたは私に3回割り込んで、私がまだあなたに話しかけている間に、結局私のオフィスから飛び出しました。

注意の結果

この書簡には、従業員の現在の行動による影響、およびすぐに変更を加えない場合に予想されることを明確に説明する必要があります。 積極的な変更を行うための即時の説明責任の計画を立てることは、しばしば良い考えです。

例：

ジェーン、私は一般的にあなたの仕事に感銘を受け、従業員としてあなたを大切にしていますが、従業員があなたがしているように定期的に行動するとき生産的な同僚の仕事環境を育てることは不可能です。 あなたの行動の重大さをあなたに印象づけるために、そして私たちのチームに再編成する時間を与えるために、私は今週の残りのためにあなたに給料なしで中断しています。 今日の8月23日（水）から退社し、8月28日（月曜日）の午前9時まで戻ってこないようにしてください。あなたはプロの環境でより適切に機能するために。

月曜日にあなたが戻ったとき、私たちがあなたの行動に対処するためのあなたの計画について話し合う時間を設定することができるように私に電子メールを送ってください。 しかし、あなたの研磨行為が続けば、あなたは私をあなたの立場から却下する以外に選択の余地がないままにするかもしれません。 しかし、これが実現しないことを心から願っています。