管理メモの書き方

企業は管理メモを使用して、情報を複数の人々に配布します。 そのようなメモは、例えば、方針、出来事、あるいはイニシアチブについてのニュースを詳述し、同時にすべての適切な管理者にその情報を届ける。 効果的な管理メモを作成することはあなたの聴衆を理解して、マネージャーが一日を通して多くの通信を受け取ることを理解することを伴います。 興味を引くように、興味のある分野を明確にして簡潔にメモを書きます。

1。

情報を必要とする管理者だけにメモを送ってください。 書き込まれるたびに組織内のすべてのスーパーバイザーにメモを配布すると、メモを読み取らせる可能性を減らすことができます。 選択的であることによって、マネージャは彼らがそれを受け取ったかどうかを知るでしょう、内容はおそらく重要です。

2。

読者の注意を引くために、強い主題、またはRe：を書いてください。 「医療給付プログラムの更新」のような普通のことではなく、「医療プログラムに追加されたエキサイティングな新しい給付」と書くことができます。

3。

記事の目的を最初の文にまとめてください。 管理者はこれをガイドとして使い、読み続けるべきかどうかを判断します。 メモを一般的に開くと、忙しいマネージャは情報が自分の時間に見合うものではないと結論付けることがあるので、メモに値するマネージャを説得するのに十分な詳細を最初の行に含めます。

4。

メモを短く簡潔にしてください。 簡単に読むために段落と箇条書きを組み合わせて使用​​してください。 同時に、情報を明確に説明するのに十分な内容を含めます。 多くの人がソーシャルメディアへの投稿を短くして意見を述べるようになっています。 たとえば、管理者向けのメモとTwitterの更新の違いを理解する。 メモは問題の満足な要約を提供するべきです。

5。

読者の次のステップや責任を明確にしてください。 特定の情報を収集する必要があるのか​​、セミナーに参加するのか、その問題について部下の教育を行う必要があるのか​​、またはその他の措置が必要な場合は、明確に述べます。 アクションの期限がある場合はそれを含めます。

6。

メモの内容に関して管理者から質問がある場合は、連絡先の名前と情報を記入してください。

警告

• たとえそのようにラベル付けされていても、メモが機密になるとは思わないでください。 書かれた文書は、誤った手に渡ったり、詮索好きな目で見られることがあります。 機密情報は、書面ではなく口頭で配信する必要があります。