ポリシーと手順のタスク概要の書き方

段階的な指示を作成するのは面倒なので、ポリシーと手順のタスクの概要を書くことは、全員のバケットリストの一番上にはありません。 この試みに成功するためには、タスク分析に従事し、タスク指示を書くための単純なモデルに従うことをいとわない必要があります。 アウトラインにはタスクのすべてのステップが含まれているわけではありませんが、主要なステップが含まれているはずです。 あなたの目的は、アウトラインをユーザーが理解しやすいようにすることです。つまり、アウトラインを作成する前にオーディエンスを定義する必要があります。

検討事項

「ポリシー」と「手順」の意味を区別します。 ポリシーとは、規則を定義したり、複数の労働者に影響を与える問題に関する組織の公式な立場を説明したりする文、段落、または段落のグループです。 良い方針はまたなぜそれが組織のメンバーにとって重要であるかを説明します。 この手順では、組織の規則または位置がどのように実装されているかを説明します。 ポリシーには関連する手順がない場合がありますが、多くの手順が同じポリシーに該当する可能性があります。 ユーザーがポリシータスクの概要を理解するためには、なじみのない用語を定義し、関連する手順を参照してください。

フォーマットと実体

タスクの概要に合わせてスタンドアロン形式を設計するか、組織が発行したテンプレートまたは一連のガイドラインに従います。 フォーマットを決めたら、タスクを分析する準備が整いました。 自分で仕事をするか、他の人が仕事をしているのを観察してください。 タスクを分析してください。 プロセスの主なステップを特定し、タスクアウトラインの一連のステップに従ってユーザーが決定を下す必要があるかどうかを検討します。 例えば、箱をギフト包装するとき、ユーザは、紙の端部を箱の側面に入れるか、箱の上端または下端に沿って入れるかを早めに決めることができる。

言語

タスクアウトライン内の単語の選択は非常に重要です。 誰がタスクの概要を読んでいるのか、彼らが持っているトレーニングと経験のレベルを確認します。 経験がない場合は、概要を詳しく説明する必要があります。 単純な言葉、つまり強力な動詞とつながりのある言葉を使ってください。 不要な単語を削除してください。 例えば、「包装紙の両端を箱の下端に沿った垂直対称線に沿って並べることによって段ボールのギフト用箱を包む」ようにユーザに指示することは、言葉遣いで紛らわしい。 「ギフト用紙を平らな面に裏返しに置きます。ギフトボックスをギフト用紙の中央に置きます。下端が上になるようにします。ギフト用紙を箱の両側で折ります。中間。" 「垂直対称線」などの意味や技術用語を強化しない形容詞は避けてください。 たとえば、「ギフト包装紙」の代わりに「ギフト包装紙」または「包装紙」と書く場合、ユーザーは自分の意味を理解する必要があります。

スタイル

箇条書きと番号付きのリストは簡単に従うことができます。 タスクの概要をわかりやすくするために、これらの他のヒントを試してください。 まず、1〜2文の長さなど、リスト内の各項目をできるだけ短くします。 次に、手順の実装を視覚化します。 複数のユーザーがアウトラインをたどって同じ方法でタスクを実行できるように、一貫性を目指してください。 最後に、読者にタスクの概要を確認し、不明瞭な言葉と不要な言葉を探しさせます。 レビューアにアウトラインの手順を試してもらい、最初から最後まで簡単に従うことができるかどうかを確認するよう依頼してください。 レビュー担当者が特定した問題を修正したら、タスク概要でポリシーと手順のマニュアルおよび従業員のトレーニングの準備が整います。