ファイリングキャビネットに書類を保管するさまざまな方法

重要なビジネス記録にすばやくアクセスすることで生産性が向上し、税務調査に耐えることもできます。文書用のファイルキャビネットシステムを設計するための2つの最も重要な考慮事項は、日常的および長期的な情報ニーズです。しかし、書類整理システムはそれほど複雑であってはなりません。

アルファベット順ファイリングシステム

文書をアルファベット順に提出することは、シンプルで実績のあるシステムです。各ファイルフォルダの名前は、各ドキュメントの名前に対応しています。多くの企業は、タブ付きの吊り下げ式ファイルフォルダーまたは頑丈な印刷済みファイル引き出しディバイダーを使用して、各アルファベット順の見出しの下にあるフォルダーを区切ります。アルファベット順システムの1つの欠点は、大量の文書を追跡するために索引を作成する必要があることが多いということです。

カテゴリーファイリングシステム

あなたの事業部門と機能をカテゴリーファイリングシステムの基礎として使用してください。人事、財務、管理、マーケティング、顧客データなど、4つまたは5つの主要機能から始めることを検討してください。カテゴリカルシステムでは、現在の担当者や非アクティブな担当者などのサブトピックを含めることができます。あなたはあなたの財政のカテゴリーを経費と収入、あるいは債権と支払いに細分するかもしれません。

日付ベースのファイリングシステム

日付別に書類を提出すると、特定の時間に作成された情報を見つけることができます。年次ファイルセクションは日付ベースのファイリングシステムの基礎であり、年の各月はこのシステムのサブセクションです。この方法では、企業は通常、最新のファイルを年次セクションと月次セクションの両方の前に置きます。このシステムを使用するときは、どの文書がどの月と年に対応しているかを追跡するためのシステムを確立する必要があります。

数値ファイリングシステム

請求書などの番号付き文書を主に生成する企業は、割り当てられた文書番号を使用してファイルを保管する数値ファイリングシステムを作成することがよくあります。このファイルシステムでは、重要な要素は、各ファイルキャビネットの引き出しに含まれている一連の数字でラベルを付けることです。このシステムでは、素早いアクセスのためにインデックスが必要になる場合もあります。

複数のファイリングシステムを組み合わせる

単純なアルファベット順、年代順、またはカテゴリー順のファイリングシステムの一般的な欠点は、文書の検索を妨げる可能性があります。所望の効率を達成するために、企業はしばしば２つ以上の出願システムの要素を組み合わせる。アルファベット順または日付のサブセクションを作成して、カテゴリカルシステムを改善できます。あなたのビジネスの主な機能に合ったサブトピックまたはカテゴリは、年代順のファイリングシステムの効率を改善するかもしれません。

考慮すべきこと

どのシステムを実装するかにかかわらず、現在および頻繁に使用されている文書を参照用に保持している文書から分離するためのアーカイブ文書領域を作成することを検討してください。ビジネスセキュリティと災害復旧のために、重要な法的文書、契約書、および税務文書の原本を安全なオフサイトの保管施設に保管することもできます。簡単に参照できるように、これらの文書をスキャンしてください。パスワードと暗号化を使用して、デジタル版への不正アクセスを制限します。