文書管理システムの要件

文書管理システムは、組織が文書や情報を保管および検索する方法を変えています。 彼らは古い学校のファイルやファイリングキャビネットを新しいハイテクツールで置き換えます。 電子ファイルは社内の誰でもすぐに取得でき、高度な暗号化で保護されています。 インテリジェントな光学式文字認識により、すべてのユーザーがデータベース全体からキーワードを検索でき、重要な文書の検索が簡単になります。 すべての文書管理システムにはいくつかの重要なコンポーネントが必要です。

スキャナー

組織が受け取った紙の文書はすべてスキャンしてデジタル版を作成する必要があります。 スキャナーはあらゆる形状とサイズがあります。 大規模な組織では、長い文書を自動的に処理できる自動フィーダを備えた、コピー機と同じように動作するバルクスキャナを検討することをお勧めします。 多くのスキャナーは、プリンター、ファックス、スキャナーの役割を1つのデバイスにまとめ、すべての出力のデジタル版を自動的に作成します。 中小企業は、簡単に少量を扱うことができる安価なフラットベッドスキャナを購入したいと思うかもしれません。

文書管理ソフトウェア

文書管理システムはそれを駆動するソフトウェアと同じくらい優れています。 多くのシステムが利用可能で、それぞれが特殊な機能を提供しています。 すべてのシステムは、デジタル文書に追跡コードを割り当て、文書をドケットに割り当て、ユーザーが特定の文書を検索できるようにします。 多くのシステムには、機密情報をパスワードで保護したり、文書を別の個人に転送する前に注釈を付ける方法が含まれています。 文書管理システムを決定する前に、今日の会社の各部門が紙の文書をどのように保管および検索するかを検討し、それを必要な機能のベースラインとして使用します。

ストレージデバイス

文書がデジタル化されると、必要になったときに取り出すために安全に保管する必要があります。 記憶装置はサイズおよび機能性の範囲である。 小規模のオフィスでは、ドキュメントを保存するためにサーバーにハードドライブを割り当てることをお勧めします。 大規模オフィスでは専用のストレージデバイスが必要になる場合があります。 重複データベースを作成するオフサイトバックアップ手順を組み込むことを検討してください。 機器の故障、火災、水による損傷、またはストレージデバイスの盗難が発生した場合、重要な書類を紛失することなく、すべての顧客データを即座にバックアップドライブから取り出すことができます。