雇用主は給与明細を維持する必要がありますか？

連邦労働法では、従業員の給与記録を保持する必要がありますが、あなた自身またはあなたの従業員のために小切手を作成する必要はありません。 ただし、州によっては、詳細な給与情報を従業員に提供することを義務付けている労働法があります。 たとえば、イリノイ州では、雇用主はすべての控除を記載したスタブまたは別の文書を提出しなければならず、カリフォルニアでは、雇用主は正味給与の計算に使用されるすべての給与データについてのスタブまたは文書会計を従業員に提供しなければなりません。 必須の給与計算記録の一部として、給与明細のコピーを保持することができます。 ただし、スタブに必要な情報がすべて含まれていない限り、スタブだけで連邦法を満たすことはできません。

保持しなければならない情報

連邦法では、各従業員の氏名と住所、社会保障番号、性別、職業、および19歳未満の場合はその生年月日などの基本情報を保持するよう義務付けられています。 各給与レコードには、勤務週の開始日と時刻、従業員が毎日勤務した時間数、および勤務週の合計時間を示す必要があります。 記録は賃金を決定するための基礎を示さなければなりません。 免除されていない従業員については、その従業員の通常時給、通常総賃金、および時間外勤務総賃金を表示する必要がありますが、免除されている従業員についてはこの情報を除外することができます。 記録には、従業員の給与、正味総賃金、給与期間、および支払日に影響する各控除または追加額を詳述する必要があります。

保存期間

州法は異なりますが、連邦法では、給与記録、組合契約の計算に使用される購入記録および売上げ記録を最低3年間保持する必要があります。 タイムカード、作業チケット、スケジュールなど、給与の元の文書を少なくとも2年間保存します。

ソース文書

あなたは従業員にタイムレコーダーを使うこと、彼らのストップとスタートの時間を電子的に記録すること、あるいは手動のタイムレポートを作成することを依頼するかもしれません。 連邦法では、各従業員の勤務時間に関するタイムキーパーからの報告を受け取ることも許可されています。 従業員が決まったスケジュールで働いている場合、あなたはスケジュールのコピーを保持し、例外のみを記録することができます。

記録の保管

連邦法では、雇用主は給与記録を従業員の勤務先または雇用主の中央サイトの安全な場所に保持することを義務付けられています。 労働省の検査官があなたの記録の調査を要求する場合、あなたは彼が要求をしてから72時間以内にオフサイトに保管されたファイルを作成することができなければなりません。 給与明細書と給与記録には個人情報が含まれているので、そのようなファイルは、ファイルを確認する本物の必要性がある人だけにアクセスを制限して、鍵付きの引き出しに保管するのが最善です。