社内覚書の起草

社内覚書は、同僚や管理者に、プロジェクト、目標、期限、問題、その他のトピックに関する情報を提供します。 あなたのメモが読まれることを期待するならば、それはできるだけ簡潔に書いて、そしてメモの目的を明確に識別することが重要です。 メモのフォーマットを簡単に確認することで、メモが明確かつ簡潔であることを確認できます。

見出し

見出しは日付を含み、受取人の名前をリストし、あなたの名前をリストし、そして簡単な主題説明を提供する。 これらの各項目を別々の行に配置します。 「To：」は受信者のリストの前に、「From：」はあなたの名前の前に、「Date：」は日付の前に、そして「Subject：」は件名の説明の前に付きます。 見出しの最も重要な部分は主題です。 読者は、件名を読むことによって、メモの本文にどのような情報や指示が含まれているかをすぐに理解する必要があります。 良い件名はメモの目的をできるだけ少ない単語で説明します。

前書き

はじめには、メモの本文で説明する主題についての背景を説明しています。 トピックはあなたがよく知っているものかもしれませんが、あなたの受取人は特に彼らが直接プロジェクトに関わっていないならば、いくらかの追加情報を必要とするかもしれません。 メモの理由を2または3文の段落で簡単に説明します。 紹介の目的は、受取人が議論されること、そしてなぜメモを受け取ったのかを正確に理解することを確実にすることです。

体

メモの本文は件名にリストされているトピックを詳しく説明しています。 メモの目的がプロジェクトの状況について受信者を更新することである場合は、プロジェクトの目的を簡単に説明し、完了した項目と未完了の項目をすべてリストすることができます。 仕事や任務を進めるために承認が必要な場合、本文には、自分が何を計画しているのか、いつ計画しているのか、どのように計画しているのかを正確に説明する情報が含まれます。 重要でない詳細を追加しないでください。 メモには、読者が状況を理解したり決定を下したりするために必要な情報だけを含めるようにします。

結論

結論は、メモを読んだ後に受信者にどのような行動を取らせたいかを説明しています。 あなたは、トピックについて議論するために、インプット、決定、または会議に受信者を招待することを求めるかもしれません。 結論はあなたに連絡する方法に関する情報を含むべきです。 内線番号や電子メールアドレスなど、複数の連絡方法を含めます。 メモへの返信期限がある場合は、この情報にも注意することが重要です。