方針と手順を書くためのガイドライン

長期的な目標を計画するために考案された方針と手順、またはガイドラインは、ビジネスの一貫性を測定するために作成されます。 よく書かれた方針と手順は、事業が州と連邦のガイドラインに準拠しているかどうかを扱うだけでなく、リスクの管理と事業の運営方法の改善に焦点を当てて事業を運営する方法についても論じています。 特に、方針と手順は、適合性のために特定の業務を標準化し、さらに従業員とのコミュニケーションを明確にします。

フォーカス

文書化の計画では、焦点を決めます。 電話への応答方法など、部署の各ステップにポリシーや手順を作成しないでください。 代わりに、段階的に作業し、顧客の在庫を追跡する方法など、会社にとって最も重要な部門とそのプロセスを選択します。 文書化したプロセスに、十分に確立されていると考えられる手順があることを確認してください。 その重要度に従って各プロセスに優先順位を付け、このフェーズの終わりに達するまで各部門に進みます。

内容

文書を成功させるには、プロセスの目的と範囲、担当部門の識別、および主要用語の定義を記載した標準テキストを上部に含める必要があります。 また、成果とプロセスを評価する測定値、および他の文書への参照、あるいは適用される法律と規制も必要です。 また、在庫フォーム、顧客情報フォーム、その他の文書など、概説されたプロセスに関連するフォームも含めます。

エラーを回避する

Work.comの「ポリシーおよび手順の作成ガイド」に従って、コンテキスト、一貫性、完全性、統制、コンプライアンス、正確性、および明確性の7つのCを順守することによって、ポリシーおよび手順の文書化の誤りを回避します。文書は、プロセスが何であるか、そしてそれらをどのように実行するかを明確に記述するべきです。 一貫性は、ポリシーと手順を書くための標準的な方法を作成するのに役立ちます。 完全性の観点から、方針と手順は情報のギャップなしでプロセスを論理的に説明するべきです。 管理とは、プロセスが効果的に実行されていることを確認するための測定値を一覧表示することを意味します。 コンプライアンスの問題、または州および連邦の規則に従ったガイドラインは、それらが書かれた関連する規則に関連する必要があります。 最後に、文書は文法的に正確かつ簡潔でなければなりません。

改善

継続的な改善のためのポリシーと手順を作成することで、コストを削減し生産性を向上させることができます。 期限切れの資料は、問題の分野に対処する能力を妨げます。 ドキュメントを現在のプロセスと定期的に比較し、動的な変更に従ってドキュメントを更新します。