組織のアーキビストの義務は何ですか？

業界を問わず、あらゆる規模の組織がさまざまな文書を管理する必要があります。 会社が地方法および連邦法を遵守するためには、従業員記録および納税申告書などの財務諸表を保持する必要があります。 顧客への連絡および購入情報は、それらに優れた顧客サービスを提供するために維持されるべきです。 さらに、以前の成功の開発研究と文書化は記録されるべきであるので、会社は彼らが作成した遺産を基盤とすることができます。 図書館員とも呼ばれるアーキビストは、これらの電子文書およびハードコピー文書のそれぞれを編集および維持する責任を負う個人です。

ドキュメント保管

各組織には、独自の方法でレコードを保存する方法があります。 多くの組織はペーパーレス化を目指しています。 このような環境では、アーキビストはすべての物理的文書をスキャンし、それらをコンピューターファイルに変換します。 これらのファイルはディスク、ハードドライブ、またはCD-ROMに保存されます。 他の企業は、すべての紙の記録をファイルキャビネットや引き出しに保管することを選択して、すべての電子的記録保存方法を避けています。 組織がこのシステムを好む場合、保管担当者が安全に保管するためにファイルを保管するために外部ファイル保管施設のサービスを利用することは珍しくありません。 どの方法が組織によって好まれるとしても、アーキビストは保存されたすべての文書の場所を注意深く文書化しなければならないので、必要なときにアクセスすることができます。

レコードへのアクセス

組織のアーキビストに与えられる最大の責任の1つは、おそらくその記録へのアクセスの監視です。 ほとんどの場合、だれがどの文書にアクセスできるかに関して特定の規則があります。 たとえば、公共図書館のコレクション内の多くのアイテムは、それらを要求した人なら誰でもアクセスできます。 ただし、政府機関内では、アクセスは一定のセキュリティクリアランスを維持している人に制限されることがあります。 アーキビストがこの問題に関する彼女の雇用主の方針を明確に理解し、それらを完全に遵守することは重要です。

教育業務

彼が働いている組織の種類によっては、アーキビストは内外のコミュニティの教育者として働くかもしれません。 例えば、博物館内のアーキビストは講義を行い、アーカイブの性質を訪問者に説明することを目的としたパンフレットやパンフレットなどの教育資料を作成することができます。 同様に、営利事業のアーキビストは、会社のオリエンテーションプロセスを経て新入社員に会社の歴史と文化に関する情報を提示するかもしれません。 さらに、彼はメディアの主題エキスパートとして、会社のアーカイブに保管されている文書に関して要求された情報を提供することができます。