電子通信プロトコル

技術の進歩は、企業が内外のコミュニケーション方法に革命をもたらしました。 多くの点で、電子メール、テキストメッセージ、およびインスタントメッセージを介した通信は、効果的で信頼性の高い情報交換のためのチャネルを開きます。 ただし、速度が遅いと、通信が過負荷になり、通信が誤解され、プライバシーが侵害される可能性があります。 電子通信プロトコルを作成すると、これらの一般的な問題が軽減されます。

標準プロトコルを作成

電子通信のベストプラクティスを概説した、従業員向けの書面によるガイドラインを作成します。 他の当事者への電子メールの転送、社内の他者への電子メール通信のコピーのCCへの送信、および電子メールで受信者をブラインドコピーすることが適切である、または適切でない場合は特に適切です。敏感な性質。 これにより、職務に不可欠ではない電子通信を通じて従業員がふるい分けに費やす時間が削減されます。

フォーマットと件名

電子通信のフォーマット方法に関する標準プロトコルを定義します。 簡潔でわかりやすい件名と、名前、役職、および連絡先情報を含む標準の署名行の使用を推奨します。 フォーマットは共通のフォントとサイズでなければなりません。 すべての大文字、複雑なフォント、色、極端に小さいまたは大きいポイントサイズのテキストの使用を禁止します。

メールの内容を制限する

内部で配信できる電子メールの種類を制限します。 従業員が電子メールのジョーク、リンク、および仕事に関係のない他の資料を交換する習慣を身に付けた場合、企業は生産性を失うリスクがあります。 職場の同僚の間で適切な情報交換が行われると見なされるものにパラメータを設定します。

研究所のベストプラクティス

電子的にコミュニケーションをとるための最も効率的な方法を従業員に説明する。 たとえば、質問に答えるときに、質問に対して「はい」または「いいえ」の答えで答えるのではなく、答えについて詳しく説明することを従業員に奨励します。 たとえば、上司が部下の取締役会に間に合うように報告が完了するかどうかを尋ねる電子メールを送信した場合、最も適切な回答は「はい、今日の午後3時になります」またはこの方法では、誤解や誤解を防ぐことができます。

適切な外部コミュニケーションを定義する

顧客、顧客、および仕入先とコミュニケーションをとるときは、正式な書面による通信で使用されるのと同じ専門的なアプローチと言葉遣いを電子通信で使用することを従業員に奨励してください。 これには、タイトルの使用、標準的なビジネスの開始と終了、および電子通信で一般的なスラングやショートカットのメッセージ送信の回避が含まれます。 さらに、転送されたメッセージの目的を説明する付随的な説明がない限り、従業員が電子メールを外部の当事者に転送しないようにします。

テキストメッセージングプロトコル

スマートフォンまたは他の電子機器を介したテキストメッセージングは​​、仕事仲間と通信するための省略された方法です。 それでも正しく綴り、プロ意識を維持し、プライバシーを保護するように注意を払うべきです。 「送信」を押す前に受信者をダブルチェックして、電子メッセージが目的の受信者にのみ送信されるようにし、機密情報、機密情報、または機密情報を電子的手段で共有しないようにします。