緊急連絡手順

緊急事態があなたのビジネスのみに影響を与えるのであろうと国全体に影響を与えるのかにかかわらず、あなたはあなたが連絡しなければならない人々に連絡することを可能にする通信手順を整備しなければなりません。 あなたの手続きはあなたが緊急事態が彼らにどのように影響を及ぼしたかをあなたが従業員とパートナーと確かめて、彼らがあなたが操作を再開するのを助けるのに必要な情報を彼らに与えることをあなたに許さなければなりません。 明確な手順はあなたの緊急対応を効果的にし、あなたの各従業員が緊急事態の場合の彼らの責任に精通していることを確実にするのを助けます。

運用ロールを指定する

緊急連絡のための重要な機能は、緊急の宣言と関係者との連絡です。 あなたの手順では、緊急事態を宣言する主な連絡先と、従業員グループ、顧客、サプライヤ、当局および一般の人々とのコミュニケーションを担当する責任者を指定する必要があります。 各役割には、主任候補者と代替候補者のリストが必要です。 代替者の役割は、リスト内の主要人物またはその前の代替者が必要な機能を実行できるかどうかを確認することです。 そうでなければ、代替は引き継がなければなりません。

連絡先を指定する

責任者が緊急事態を宣言したら、指名されたコミュニケーションの従業員は彼らの目標に連絡しなければなりません。 連絡先の従業員、顧客、およびサプライヤは、代替電話番号や電子メールアドレスなど、すべての連絡先情報を持っている必要があります。 当局と連絡を取る者は、関連する緊急サービス、警察および政府代表の電話番号を持っていなければなりません。 一般の人々と連絡を取る人は、適切であれば記者会見に電話をかけることができなければならず、また地元の報道機関の連絡先情報を持たなければなりません。 あなたの手順はあなたがこの情報をどのように保持し、それを更新しそしてそれを必要とする従業員に利用可能にする方法を詳述しなければならない。

詳細機器とコミュニケーション方法

誰に連絡をとるべきかを知ることに加えて、あなたの手順は指定された従業員にコミュニケーションを開始する方法についての指導を与えなければなりません。 固定電話は、固定電話を所有する従業員、および当局とメディアにとって信頼性があります。 代替手段としては、携帯電話、Eメール、テキストメッセージなどがあります。 後者は、モバイル音声通話システムが過負荷になったときにも時々行きます。 あなたはソーシャルネットワーク上のメッセージを通して何人かの従業員に連絡をとることができます。 目標は、各従業員との連絡を確立し、電話および得られた情報を記録して記録することです。

通信に必要な情報を一覧表示する

あなたの緊急連絡手順は何が伝えられるべきであるかを指定しなければなりません。 従業員、顧客、およびサプライヤにとって、あなたは彼らの状況についての詳細を必要としており、会社が何をしているのかを彼らに知らせなければなりません。 別の場所に操作を設定している場合は、それらに情報を提供する必要があります。 当局にとって、目的は会社の状況とあなたが助けを必要としているかどうかを彼らに知らせることです。 メディアにとっては、自分が何をしているのか、そして何が起こったのかを彼らに知らせることは、一般の人々に情報を提供するのに役立ち、そうでなければ断絶された従業員に届くのに役立つかもしれません。