従業員ファイルのチェックリスト

人事部の最も重要な機能の1つは、雇用記録、福利厚生および安全管理ファイル、トレーニングおよび開発記録を含む記録管理です。 従業員ファイルには、すべての雇用行為の記録が含まれています。 多くの場合、人事ファイルと呼ばれる雇用ファイルには、ファイルが正確で完全で最新のものであることを確認するための厳密で正確な対策が必要です。 多くの組織では、2種類の雇用ファイルがあります。 人事部は、従業員一人ひとりのファイルを管理しています。 部門はまた、いわゆる「スーパーバイザー」または「部門」ファイルを管理します。 このファイルには通常、従業員の出勤、パフォーマンス、および緊急連絡先に関する情報のみが含まれています。

従業員ファイルの保存期間

人事部のファイルは、人事部の特定の個人にのみ許可されたアクセスで機密扱いされています。 人材育成の重要な要素は、従業員ファイルの機密性と、機密保持違反の影響です。 米国雇用機会均等委員会によると、従業員のファイルは、従業員の解雇日から1年間保持する必要があります。 さらに、賃金、メリットの増加、昇進および関連する雇用行動に関する従業員記録は、公正労働基準法および雇用における年齢差別法に従って、最長3年間保存しなければなりません。 雇用記録の保存については、常に州の規制を確認してください。 たとえば、従業員の詐欺や機密保持の侵害に関連する問題では、保持に関するテキサス州の法律は4年間です。

人事部の従業員ファイルの内容

従業員ファイルに含まれる最初の文書は、雇用申請書、選択プロセスに関するメモ、および面接です。 求職者が雇用の申し込みを受け入れた後、彼女は米国で働く資格を証明しなければなりません。従業員の状況に応じて、この証明書には出生証明書、社会保障カード、運転免許証、パスポート、または就労ビザの証明書米国市民権移民サービス。

経歴調査に関連する文書、および会社の開示と機密保持に関する署名された契約は、雇用ファイルに含まれています。 ハンドブックを受け取るための署名入り確認書も、従業員のファイルの一部です。

雇用ファイルには、懲戒処分、表彰、業績評価、昇給、賞与、出席、昇進、降格、異動および緊急連絡先に関する文書も含める必要があります。

HIPAAで保護された従業員ファイル

個別の従業員ファイルには、人事部の指定された個人のみがアクセスできるようにする必要があります。この個別のファイルには、健康診断、健康保険の選択、障害に関する声明および労働者の補償に関するすべての情報が含まれます。 健康保険の携帯性と説明責任に関する法律（HIPAA）の下では、すべての医療文書は給付セクションによって管理されることが不可欠です。 一般に、これらの機密記録を担当するHIPAA役員として認定されているのは、給付管理者です。