人事マネージャーのファイリングシステム

あなたが人事管理者であるとき、組織化された、効率的なファイリングシステムを持つことはただ物事をすばやく見つけることについてではありません、それは追加の利点ですが。 重要な記録の維持管理は法律で義務付けられているため、情報を正しく保存しないと中小企業が責任を負う可能性があります。

組織

人事部門は、組織のすべてのメンバーに関するファイルを管理する必要があります。 特定の情報は別々に保存する必要があるため、たとえば医療情報を人事ファイルに含めることはできません。たとえば、各従業員に複数のファイルが必要です。 大量のファイルを効果的に管理するために、人事ファイリングシステムは、標準的なフォーマットで、異なる情報セットには異なるキャビネットを使用して、名前と件名で明確に整理する必要があります。

レコード保持

会社の方針を見直して、州の規制に従って記録を確実に保持してください。 ファイルを保存する場所を決定します。 退職した従業員の記録を一定期間保持する必要がありますが、それらのファイルを定期的に使用することはまずありません。 スペースを節約するために、古い従業員用文書を保管サービスまたはアーカイブサービスでオフサイトに配置することを検討してください。 簡単に検索できるように、レコードが含まれているボックスの番号を参照して、アーカイブされたレコードのデータベースを管理します。 各ボックスに記録の年齢に関するデータを保管し、年ごとにグループ化して、法定要件または組織の破壊方針を超えたときに記録を細断できるようにします。 体系的なシステムを維持しないと、組織にとって不要なストレージ料金が発生します。

関連性

人事部長は予想外のことを予想することを知っています。 ビジネスWebサイトHR.BLR.comには、不思議な出来事に特化した「HR Strange But True」というセクションがあり、休暇のために休みを取るために陪審義務の召喚をした従業員、誤って薬物取引をHRのボイスメールに記録した労働者。 奇妙な状況が時々生じるかもしれませんが、それはあなたが現在の問題に対処するために他の珍しい事件からあなたの知識を適用することができないという意味ではありません。 問題が再発したときにホイールを再発明しないように、特定の話題、ディスカッション、および委員会に関するトピックファイルを維持します。 次回組織がポリシーマニュアルを更新するときに修正する必要がある主な問題については、ファイルを保管してください。 ファイルが定期的に見直され、資料がまだ関連性があり、法的に準拠していることを確認します。

電子ストレージ

ほとんどの人事部門は、人事情報システム内のデータの電子ストレージに移行しました。 紙の記録と同じようにこの情報を保護し、ユーザーがアクセスできるようにデータを論理形式で保存します。 紙のファイルに関連するカテゴリで明確かつ一貫した方法で電子ファイルにラベルを付けて、記録を簡単に見つけ、定期的にデータを確認して古くて不要な情報がシステムの速度を落とさないようにします。 必要に応じてレポートを作成できるように電子データを整理してください。

セキュリティ

人事記録は本質的に機密性が高く、機密保持規定によって保護されている可能性があります。 重要な情報を安全に保管し、情報の閲覧を許可されている従業員だけにアクセスを制限するようにします。 電子証跡や紙のログアウトログなどの追跡システムを設定して、従業員のアクセス、活動の記録、または記録への変更を常に把握します。