ビジネスレターの形式

明確なコミュニケーションは成功するビジネスの基礎であり、手紙を書くことはあなたがコミュニケーションをとるための主要な手段の一つです。 ビジネスレターがハードコピーまたは電子的に配信されるかどうかにかかわらず、単語とメッセージは受信者に印象を与えます。 ビジネスレターにはドキュメントも含まれているので、それらを適切に使用してください。 従業員、顧客、および利害関係者への最も一般的な形式のビジネスレターを習得すると、コミュニケーションが効果的になります。

セールスレター

セールスレターは、商品やサービスを宣伝するための一般的なツールです。 これらの手紙は本質的に説得力があり、ある時点で行動を促すものです。 たとえば、会計事務所を運営している場合は、税務時に見込み顧客に自分自身を紹介してサービスを提供するレターを送ることができます。 ほとんどのビジネスコミュニケーションと同様に、手紙を書く前に読者を特定する必要があります。 たとえば、未知の見込み顧客にメーリングリストで送る一般的な手紙を、CEOへの個人的な手紙とは異なる方法で組み立てることをお勧めします。 メーリングリストから集めたグループにセールスレターを送るときでも、あなたはその手紙を指名された個人に宛てるようにあらゆる努力をするべきです。 レターに機能や特典を含め、訪問、電話または購入を依頼してください。

返答レター

中小企業のオーナーとして、あなたはクライアント、投資家、そして潜在的な従業員からの問い合わせに対する回答を求められることがよくあります。 迅速な返答は、あなたの手紙の受け取り方法において重要な役割を果たすことができます。 手紙の冒頭にあるお問い合わせを参照して、あなたのビジネスに興味を持ってくれてありがとう。 質問に明確に答えて、同封のパンフレット、価格表、またはウェブサイトのアドレスを参照してください。 最後に、あなたはどちらかの問い合わせで来た要求を許可するか拒否する必要があります。 あなたの決断について、はっきりと失礼にしないでください。 あなたが要求を拒否しなければならない場合、短い説明を提供してください。 要求を出すときは、会社を宣伝する短い段落を通じて追加ののれんを売る機会としてその手紙を使ってください。

クレーム

請求があり、仕入先または供給元からの返答が必要か、顧客からの返答があるかにかかわらず、請求または調整レターで返答する必要が生じる可能性があります。 あなたの文章ではっきりしていて、その手紙が扱う問題について具体的に書いてください。 最良の結果を得るためには、うやうやしい調子を維持してください。 不満を抱いた顧客が調整や返金を求めることで表明した感情を尊重します。 あなたが書くあらゆるコミュニケーションがのれんを築く機会を提供することを覚えていてください。

フォーマット

すべてのあなたのビジネスレターはプロの調子を維持するために正確なフォーマットに従うべきです。 会社のレターヘッドを使用しない場合は、名前と住所をレターの先頭に置き、続けて送付日を記入してください。 次に、あなたが手紙を送っている人の名前と住所を書き、その後に挨拶文を書きます。 あなたが書いている人の名前と正しい肩書きを見つけるためにいくつかの研究をしてください。 たとえば、医師が「Mr.」と指定すると、医師はそれに気付きます。 または「さん」 「博士」の代わりに あいさつが終わったら、ブロック形式を使用して、段落の間に二重のスペースを入れて、各段落を左寄せにして、手紙を書きます。 明快さと簡潔さは貴重なビジネスツールであり、ビジネスレターを書くときに使われるべきです。 すぐにポイントに着きなさい。 あなたの特定のリクエストやレスポンスを裏付けとなる詳細でバックアップしてください。 必要に応じてアクションの呼び出しに続いて、開口部の要約で閉じます。 「誠意を持って」または「ありがとう」で閉じてから、手紙に署名するためのスペースを約4つ残してください。