ワークシート内の4種類のデータ

あなたが小さなお母さんとポップの操作のために働くか、または巨大な、多国籍企業に属しているかどうか、スプレッドシートはあなたのビジネスにとって非常に貴重なツールである可能性があります。 すべての企業が、顧客リスト、在庫、売掛金、マーケティング担当者など、さまざまな種類のデータを管理しています。 スプレッドシートを使用すると、ワークシート（スプレッドシートファイルの単一のタブまたは「ページ」）に情報を入力したり、表示および分析のために情報を操作したりすることが簡単になります。 さまざまな種類のデータ（およびそれらを特徴付けるためのさまざまな方法）がありますが、あなたのビジネスはおそらくあなたのデータ管理のために4つの主要な種類の情報に依存しています。

ドル、ドル、ドル！

入ってくるお金とあなたが費やしているお金を追跡するよりも、ビジネスにとってより重要なことがあります。 スプレッドシートは、ビジネス内外での金銭の動きを表示および分析するための理想的なツールです。 ワークシートのセグメント（列、行、またはセルの範囲を選択）をフォーマットして、数値入力がお金を表していると認識することができます。 ドル記号をエントリに適用し、セントを表すために小数点以下2桁で表示するなど、ソフトウェアは自動的にあなたがお金のエントリ用に選択したフォーマットを適用します。 たとえば、米ドル以外の通貨単位を選択したり、セントエントリを削除したりすることで、見た目を変更する方法が多数あります。

番号を管理する

企業は、お金以外にも大量の数値データを追跡しています。 その中には、企業内の車両の台数や各クライアントに電話で連絡を取った回数など、わかりやすいものもあります。 顧客の電話番号やあなたの職員の社会保障番号など、他の番号はより代表的です。 ビジネスによっては、緯度経度フィールドや議会の地区番号など、さらに特殊な数値データのリストを維持する必要があります。

スプレッドシートには、このような種類の数字にもさまざまな書式設定オプションがあります。 必要に応じて、数字をコンマの有無にかかわらず、またはダッシュと括弧を使用して標準化されたスタイルで表示できます。 たとえば、電話番号を市外局番と一緒にかっこで囲んで表示したり、社会保障番号に適切な場所にダッシュを含めたりすることができます。

データ型としてのテキスト

顧客名、製品の説明、都市、国、Eメールアドレス（これらすべて、その他）は、日常的にテキスト形式でスプレッドシートに入力されます。 テキストは間違いなくデータの形式です。 たとえば、スプレッドシートはテキストエントリをデータとして認識し、それらを適切に操作できるため、長いリストの名前をほぼ瞬時にアルファベット順に並べ替えることができます。

テキスト入力フィールドを慎重に検討してください。 たとえば、姓とは別のフィールドに顧客の名を入力することができます。 これにより、リストを姓名のアルファベット順に並べ替えることが簡単になります。 同様に、1つのセルに完全な住所を入力しても、住所をCity、State、Zip Codeなどの別々のフィールドに分割してこれらのパラメータをすばやく並べ替えることができるほど便利ではない場合があります。

先端

• 日付はテキスト形式または標準化された数値形式で書き出すことができます。 ワークシートのデータフィールドまたはセル範囲を日付入力として識別した場合、スプレッドシートは数値表現とテキスト表現の間で簡単に変換できます。

ワークシートの数式

データではありませんが、式を入力する機能は、スプレッドシートのデータ管理に欠かせない機能です。 売上が増加している場所と減少している場所を確認するために、1000を超える製品のそれぞれについて過去5年間の売上を確認するよう依頼されたとします。 このような作業を手動で行うと、数週間ではないにしても数日かかり、信じられないほどの時間がかかります。 しかし、よくできた式を1つか2つ使えば、スプレッドシートでタスクを数秒で管理できます。