ファイル管理プログラムの機能

コンピュータ化されたデータを整理し続けることは、どんなビジネスにとっても重要です。多くの場合、企業は顧客、日付、その他の条件でフォルダに整理された多数のドキュメントを持っているため、すばやく見つけることができます。ファイル管理プログラムは、ファイルをコンピュータ上のフォルダに整理したり、既存のファイルを探したり、移動したり、開いたり、コピーしたりするためのツールです。 Windows Explorerはこの種のユーティリティの一例です。ApplemacOS、Linuxのさまざまなディストリビューション、およびiOSとAndroidのスマートフォンオペレーティングシステム用の同等のプログラムがあります。今日では、クラウドベースのファイル管理ツールを使用して、個人データやビジネスデータをリモートで整理して保存することもできます。

Windowsエクスプローラの目的

Microsoft Windowsを使用している場合は、Microsoft WordやExcelなどのプログラムでファイルを編集して保存し、その特定のソフトウェアを使用してそれらを再び開くことができます。

多くの場合、特定のファイルについては、ハードドライブやUSBメモリスティックなどの外部記憶装置を参照することをお勧めします。ファイルを簡単に見つけられるように、ファイルを新しい階層のフォルダに再編成することもできます。たとえば、中小企業を経営している場合は、最初にクライアントごとにファイルを整理し、次にファイルが密集し始めたときに年または月ごとにファイルを整理する2番目のフォルダ層を作成します。

Windowsエクスプローラを使用する

Microsoft Windowsに付属のファイルユーティリティプログラムで、Windows 10以降のファイルエクスプローラと呼ばれるファイルエクスプローラを使用すると、ファイルの階層を参照したり、新しいフォルダを作成したり、フォルダ間でファイルをドラッグしたりできます。ファイルの名前を変更したり、ファイルをダブルクリックして関連するアプリケーションで開いたり、ドライブから削除したりすることもできます。 MicrosoftのWebブラウザツールのラインであるInternet Explorerと混同しないでください。

スタートメニューをクリックして名前を指定するか、Windowsタスクバーのフォルダアイコンをクリックしてエクスプローラツールを開きます。

他のオペレーティングシステムの使用

オフィスでWindowsを使用していない場合は、同等のツールを使用してコンピュータ上のファイルを管理できます。

Macコンピュータでは、Macの内蔵Finderツールを使用してください。システムドックのFinderアイコンをクリックして、Mac上のファイルとフォルダをナビゲートします。

Ubuntu Linuxを実行している場合、デフォルトのファイルマネージャはNautilusです。 Android携帯電話では、通常、携帯電話を購入するとファイルマネージャがインストールされます。GooglePlayストアから追加のファイルマネージャをインストールすることもできます。 Apple iPhoneにはFilesというファイルマネージャが付属しているので、App Storeから追加のマネージャをインストールできます。

あなたがあなたのコンピュータや電話にサードパーティのファイルマネージャをインストールするとき、それはあなたのファイルを読み、書きそして再編成するためのパーミッションを持っているので、あなたが信頼するソースからのものであることを確認してください。

クラウドベースのファイル管理ツール

ファイルを保存および管理するためのクラウドベースのツールは、ビジネスおよび個人用に普及しつつあります。これらのツールの多くは、デバイス間で自動的にデータを同期し、Webブラウザからアクセスできるリモートサーバー上にフォルダとファイルの階層を作成することができます。

このカテゴリで人気のあるツールには、 Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive 、 Apple iCloudがあります。多くのクラウドサービスは限られた量の無料ストレージを提供しており、必要に応じて追加のストレージ容量を支払うことができます。 AmazonのSimple Storage Serviceのように、上級ユーザー向けのシステムでは、他のクラウドシステムを使ってデータを保存することができます。あなたのニーズに合ったサービスを手頃な価格で購入しましょう。

通常は、クラウドシステムのWebまたはスマートフォンアプリのインターフェイスを介してファイルやフォルダを直接操作するか、またはデバイスにすでに存在するファイルやフォルダの構造を同期させることができます。

多くのクラウドプロバイダは、複数の従業員または組織内の人々がファイルを共有し、適切なセキュリティ権限を設定できるようにするのに役立つビジネスアカウントも提供しています。