総勘定元帳プロシージャ

会計ソフトウェアには、総勘定元帳とレポート機能という2つの主な機能があります。 総勘定元帳は、日々の取引を入力するために使用する部分であり、財務報告のための情報源です。 総勘定元帳を使用するための手順を作成することはビジネス上の習慣ですが、複数の人がエントリを作成するときには不可欠です。

売掛金

多くの会社では、1人の人が売掛金に関する情報を入力し、もう1人の従業員が買掛金を処理するように経理部門を構成しています。 単一の詳細指向の簿記係が通常総勘定元帳で両方を追跡することができますが、これは重複したエントリを防ぐのに役立ちます。 売掛金情報の入力を許可されている会計担当者に明確にし、何が売掛金を構成するのかを指定します。 ほとんどの場合、これは、顧客から受け取った、または予想される支払いなど、会社に入ってくるか会社に支払われるべきお金です。 元帳は、未払いの請求書と行われた支払いを追跡します。 売掛金の従業員が標準的な手順で1日の収入とグループ元帳入力のための預金伝票を預金番号で作成するようにすると便利です。 預金があなたの銀行口座に転記されると、彼はその預金を完了としてマークすることができます。

買掛金

買掛金は通常、会計担当者が複数いる場合は、会計担当者の上級メンバーによって処理されます。 買掛金は、公益事業者、仕入先、および従業員への支払など、会社から出ている資金を給与として記録します。 あなたの買掛金従業員は、支払いの小切手を作成するときに総勘定元帳にエントリを作成し、小切手が銀行から支払われたときにそれらを支払い済みとしてマークします。 これは毎月の調整に役立ちます。

その他の用途

収入は常に顧客からの単純な小切手という形で来るわけではありません。 総勘定元帳を使用すると、獲得した利子などの投資収益を追跡できます。 配達用トラックを販売して新しいトラックを購入するときなど、資本売上げを追跡することもできます。 予想される毎月の請求書と経費に加えて、あなたはそのような新しい配達用トラックのような - 一回限りの購入も総勘定元帳で追跡します。 普通預金や当座預金口座など、複数の銀行口座がある場合は、口座間の振替はすべて総勘定元帳に記録する必要があります。

調整

各総勘定元帳エントリには、そのタイプに基づいて口座コードを割り当てる必要があります。 たとえば、公益事業会社への支払いには同じ口座番号を使用する必要がありますが、サブ口座を使用してそれらをさらに区別することもできます。 家賃からの収入は顧客の購入からのそれとは異なって分類されるべきです。 これにより、毎月の調整が完了します。 あなたの上級会計担当者は、残高があなたの銀行口座の残高と確実に一致するように、毎月末に総勘定元帳を調整する必要があります。 そうでない場合は、元帳が調整されるまで問題を調査する必要があります。 月次調整を実行すると、年次調整がはるかに簡単になり、バランスシートと損益報告書が一年中正確になります。