会議の議題の焦点項目は何ですか？

会議は、革新的なアイデアが生まれるダイナミックな集まりになります。 参加者は時間を無駄にして何も成し遂げなかったように感じて立ち去るので、彼らはまた素早く気分を煽ることができます。 中小企業の経営者として、それはあなたの仕事をダイナミックな方向に向け、欲求不満から遠ざけることです。 そのためには、「フォーブス」によると、アジェンダの作成に費やす時間を2倍にする必要があります。 議題を作成するプロセスの一環として、会議の内容と方向性を形作るフォーカスアイテムを作成する必要があります。

組織の重要性

議題項目、行動項目、またはトピックとも呼ばれるフォーカス項目は、会議中に検討または議論される予定の項目です。 会議の議題は焦点項目、それらを提示または議論する責任がある参加者、およびそれらに捧げられた時間のリストです。 議題に基づいて戦略的に組織された、フォーカスアイテムの順序は、会議の構造の概要を示します。 たとえば、最初の焦点項目が最初の議論項目になり、最後の焦点項目が会議が終了する前に検討される最後の問題になります。

アクション重視

フォーカス項目は、達成する必要があるものをメンバーが理解できるように、動詞で始める必要があります。 たとえば、「イベントゲストリスト」を一覧表示するだけでは、参加者は、ゲストリストを絞り込み、確認、選択、修正しているかどうかわかりません。 代わりに、「イベントのゲストリストに投票する」と書いてください。 これにより、フォーカス項目がより明確になり、会議の参加者は何を期待すべきかを知るようになります。

フォーカス項目を選択する

重点項目を決定する前に、会議の終わりまでに達成したいことを決定してください。 会議の目標がわかったら、それを達成するのに役立つフォーカス項目を作成できます。 重点項目を探すのに良い場所は、前回の会議からの議事録と参加者からのフィードバックです。 潜在的なフォーカス項目のリストを作成したら、それらの項目が関連していること、およびすべての参加者が関与することを確認します。 そうでない場合は、参加者が集中して参加できるように、複数の会議を開くことを検討してください。

準備中

会議の議題に重点項目を置く場合は、あなたまたは選択した参加者が必要な支援資料を集めることによってそれに取り組む準備ができていることを確認してください。 たとえば、フォーカス項目に「財務報告を承認する」と記載されている場合は、会議で報告書を用意する必要があります。 事業主として、会議が開催される数日前に各参加者が必要な補助資料にアクセスできることを確認することで、優れた会議を開催できることを確認できます。