事務用品を一元管理する方法

多くのスモールビジネスオーナーは、自分の事務用品をさまざまな場所に保管すると、時間とお金が失われることに気付きます。 サプライ品はすぐに整理されなくなったり、紛失したりする可能性があり、その結果サプライ品在庫の追跡問題が発生します。 一元管理された事務用品エリアでは、消耗品の保管、検索、支払い、追跡、再入庫のプロセスが簡単になります。 また、オフィスの全員が事務用品にアクセスできる場合に発生する、従業員による消耗品の盗難を防ぐのにも役立ちます。

1。

あなたの供給品の目録を取りなさい。 すべての消耗品を数え、それらを「デスク消耗品」や「プリンタ消耗品」などのカテゴリに分類し、種類別に消耗品の数を概説するスプレッドシートを作成します。

2。

空いている部屋や鍵のかかった物干し戸棚など、物資を入れる場所をオフィスの空きスペースに選択します。

3。

物資を集める場所を用意します。 あなたが空の部屋を選んだ場合は、ドアと引き出しスタイルの収納キャビネット、本棚と棚を設置してください。 空きスペースを選んだ場合は、すべての消耗品を収納するのに十分な大きさのロックされたドアスタイルのキャビネットを取り付けます。

4。

種類別に整理してスペースを最適化する方法で、物資をその地域に移動します。 たとえば、ペン、マーカー、ペーパークリップ、ステープル、テープなどのゆったりとした机上用品を、段ボール箱の代わりに、引き出し付きの引き出しや中央の棚に、ラベルの付いた透明のビンに入れて、すばやく識別できます。 アクセスしやすいように、大きな箱や重い箱は下の棚または床に置きます。

5。

物資の移動が終わったら、保管場所をロックします。

6。

従業員が物資を要求する方法を概説したポリシーを作成します。 たとえば、従業員に依頼を電子メールで送信するよう依頼することができます。

7。

新しいサプライ品要求ポリシーを従業員に電子メールで送信し、それを共通領域に投稿します。

8。

新しい方針を検討するために、従業員との会議をスケジュールします。 あなたのビジネスに経営陣がいる場合は、経営陣と会って方針を検討し、次に他の従業員と会って方針について話し合い、質問に答えてください。

必要なもの

• キャビネット
• 書棚
• 棚付け
• 透明プラスチックビン
• ラベル

ヒント

• サプライ品在庫チェックを定期的に実行して、保管中のサプライ品の数をファイル上の在庫数と一致させ、従業員がサプライ品を盗んでいないことを確認します。
• 自分のビジネスに2人の従業員を配置してサプライ品エリアを管理するのに十分な従業員がいる場合は、それらを割り当てて、集中化されたサプライ品エリアの作成と管理に関連するすべてのタスクを実行します。
• 1年以上使用していない古い事務用品がある場合は、収納スペースを取らないように学校や慈善団体に寄付してください。