ビジネスメモを終了または終了する方法

事業主は、机の上やEメールの受信箱に入ってくる多数の文書を持っています。ビジネスリーダーとして、あなたは無数のメモを読んできたので、コミュニケーションと明快さが行動を起こすのに不可欠であることをあなたは理解しています。ビジネスメモには5つの一般的な種類があります。人々に行動を起こさせるような方法でメモをまとめます。

先端

ビジネスメモの作成は、作成しているメモの種類によって異なります。ほとんどのメモは、必要な次のステップを説明する行動の呼びかけで締めくくられています。

進捗報告のまとめ

長期プロジェクトでは、進捗状況について関係者を最新の情報に更新する必要があります。メモは、最後の進捗報告がどこで中断されたか、あなたが現在どのようなスケジュールをたどっているか、そして次のステップがどうなるかを説明するでしょう。それはすでに取られた行動となされた成果を概説します。

たとえば、完了までに6か月かかることが予想されるクライアントのWebサイトをコーディングしている場合は、進捗レポートを毎月送信して開発に関するクライアントを更新できます。それはまたあなたが遭遇した問題を識別します。進捗報告をまとめることは次のステップを概説して、どんな問題または問題にでも取り組むために相手方に行動を要請します。

議事録メモ

問題を検討し、決議をブレインストーミングし、行動を承認するために集会が起こります。ミーティングは多くの情報をカバーしていることが多く、そのうちのいくつかは次のステップに関係がないので、メモを使用してミーティングを要約します。理事会は予算項目に投票するかもしれません。

新しいマーケティング戦略を展開することについての議論もあるかもしれません。議事録メモには要点がまとめられており、各当事者が今後何を予想しているのかをまとめたものです。また、日付、時刻、場所など、次の会議の詳細がある場合はそれも設定されます。

インシデントレポートの結論

このタイプのメモは、顧客または従業員のファイル用に文書化する必要がある場合に使用されます。あなたの店を歩いている間に誰かが倒れた場合は、顧客に関する事件報告が必要です。従業員に関するインシデントレポートには、行動規範違反が記録されている場合があります。インシデントレポートはイベントの記録であり、インシデントの発生日時、場所、場所を含みます。

これらは何が起こったの証拠として法的または人事ファイルに保持されています。更なる行動が必要かどうかに注目して事件報告をまとめる。誰かがけがをした場合は、医学的評価が推奨されるのか注文されるのかを述べてください。従業員が行動規範に違反した場合は、その事件に続く懲戒処分および訓練をすべて記載してください。

チーム固有の指令

あなたはあなたのチームに特定の指示を与えるためにメモを使うことができます。ときには、特定の規則や手順に変更があることもあります。指令メモはこれらの変化を概説し、従業員が前進することに期待されることを述べています。

たとえば、医師の診療所に鋭利物（針またはメス）を取り扱うための新しい手順がある場合、各従業員は変更と予想される新しい動作の概要を記したメモのコピーを入手する必要があります。必要な行動を明確に繰り返し、トレーニングの日程を記載して指示メモを完成させ、それから従業員からの変更についての質問への回答を申し出る。

お問い合わせ対応メモ

従業員、顧客、またはパートナーは、製品、方針、または手順について問い合わせることができます。問い合わせ応答メモは、問い合わせで出された質問に答えます。

たとえば、従業員は、なぜ倉庫に手袋が必要なのかを尋ねることがあります。このメモでは、安全衛生に関する規制の概要を説明し、安全装置の使用方法についても説明してから、手袋が倉庫内で保護されることを意図している実際の安全上の懸念に対処します。このタイプのメモは、問い合わせに対してその人に感謝しなければならず、またなぜその方針や行動が適切であるのかを繰り返しているべきです。