会議の議題を設定する方法

「会議を中止したい」の著者であるScott Snair氏によると、オフィス会議の大部分は、議題の準備に取り組むための思考が不足しているため、非生産的で焦点が絞られていません。あなた自身の会議が日常的に習慣的に行われているかどうか、あるいは新たな危機に対応して一緒になっているかどうかにかかわらず、会議のアジェンダを確立することはより高い効率とより高い士気で恩恵を受けるでしょう。

1。

会議の目的を定義して、時間に敏感で本当に必要かどうかを判断します。会議の目的の例としては、プロジェクトの状況に関する報告、既存の問題に対する新しいアイデアや解決策のブレーンストーミング、損傷管理の管理、新しいポリシーの導入、タスクの割り当て、および懲戒処分に関する管理上の審問の開催などがあります。アウトラインを作成し、各トピックに短い要約が続くタイトルを付けます。例：

ペーパーレス化 - 移行の目標、セキュリティ上の問題、およびスタッフのトレーニングを特定します。

2。

あなたの議題のトピックに貢献するための実質的な何かを持っている個人を名前で識別して、彼らが彼らに何が期待されているか理解するようにします。たとえば、プロジェクトステータスレポートの場合、スポークスパーソンとして必要なのはプロジェクトマネージャだけで、チームの全メンバーではありません。会議の目的が新しいポリシーのアイデアをブレインストーミングすることである場合、会議の参加者は、影響を受ける特定の職種または部署の関心と感情を最もよく表すものになります。

3。

リストの各トピックに対処するのに必要な時間を決定します。たとえば、毎週または毎月ミーティングが開催され、誰もがさまざまなプロジェクトの基本に精通している場合は特に、ステータスの更新は各参加者にわずか10分で完了します。話し合いがあなたの割り当てられた時間枠を超えて行われ、会議は後日または後日続けられなければならない場合には、あなたの最も優先順位の高いトピックを議題の最初に置きます。現実的であれば、既存のトピックのカテゴリーに合わない、参加者が議論したいことがあれば、アジェンダの最後に「その他の事業」の枠を含めます。

4。

会議の補足資料を会議の前に配布して読むか、全員の到着時に配布するかを決定します。議題でこれらの項目を参照して、参加者が議論中のトピックとの関連性を理解できるようにします。

5。

会議の日時、場所を設定し、この情報を会議の議題の一番上に配置します。参加者が準備する時間があるように十分に前もってあなたの議題を配布しますが、彼らがそれを脇に置いてそれを忘れるほどではありません。適切な場合は、前日に催促状を送付してください。