非営利団体に対して強力な内部統制を確立する方法

非営利団体は、さまざまな分野で人的サービスと公共サービスを提供しています。 サービスやプログラムに資金を提供するために、多くの非営利団体は一般からの寄付を募って受け入れたり、財団や政府からの助成金を申請したりしています。 公的資金を使用する組織にとっては、強力な内部統制が不可欠です。 これらの規制は、資金の不正使用や誤用を防ぐのに役立ち、財務報告の整合性と正確性において重要な役割を果たします。 厳格な管理はまた、非営利団体がプログラム活動の支出とプログラム支援のための割り当てとの間で許容できる比率に達するのを助けます。

支出機関

すべての支出を承認するための特定の許可を確立することは、組織の財務プロセスを管理するための不可欠な要素です。 組織によっては、購買または財務上の約束に対する権限に少なくとも2つの署名が必要です。 これらは、多くの場合、組織のエグゼクティブディレクターなどの上級スタッフ、取締役会メンバーまたは最高財務責任者です。 限定的な管理を提供する代替の取り決めには、特定の仕入先に対して以前に承認されたドル限度との購入契約が含まれます。 これらの取り決めの下で、組織は資金を使う権限を与えられたスタッフを指名します。 ドルの制限は、支出カテゴリまたは合計購入金額に適用できます。

職務分担

良い財務管理を維持しようとする組織は、その財務に関連する義務を分離する必要があります。そのため、すべての送受信される財務取引には、複数の人または部門による行動が必要になります。 この分離は、誤りや詐欺を防ぐためのチェックとバランスを生み出します。 収入と支出の両方に関する記録と文書の保管は、資金の受領または支払いの承認とは別にしてください。 これは、給与計算などの組織機能にとって特に重要です。 強力な統制では、組織の雇用を承認する個人または部門は、給与データを処理し、従業員に給与を発行する権限を持っていません。

効率基準

すべての非営利団体が述べている使命に内在するのは、プログラムを支援するためにそれが受け入れる資金の優れた管理へのコミットメントです。 Charity Navigatorは、非営利団体の運営コストの差によってさまざまな経費率が生み出されると指摘していますが、非営利団体の70％が予算の75％以上をプログラム活動に、90％が少なくとも65％を支出しています。 チャリティーナビゲーターの意見によれば、プログラム活動に全予算の3分の1以下しか費やさない組織は非効率的で、おそらく国民の信頼に値しない。 大小の非営利団体の委員会は、支援活動のための組織の支出をプログラム活動のための支出をはるかに下回るように抑える予算管理を実施しなければなりません。 月例のレビューと組織の財務取引の定期的な内部監査により、取締役会は予算比率基準への準拠を監視することができます。

許容コスト

許容可能な費用を明確に識別する承認された費用予算は、非営利組織が効率基準およびドナーのガイドラインを満たすのに役立つ内部統制メカニズムです。 組織が公的資金または私的資金を受け入れる場合、補助金に請求される費用は、組織が補助金または提供者に提供した予算の明細項目と一致する必要があります。 組織の財務部門は通常、厳密な品目管理を維持する責任があります。 独立した当事者による外部監査は、組織の許容予算項目への支出の配分を検証するために必要な追加の監視層を提供します。