請求書の間違いを修正する方法

請求書の間違いが発生し、ほとんどのクライアントは、それが複雑すぎず、頻繁に発生しない限り、これらの間違いを修正するプロセスについて理解しています。 顧客に電子的に請求するか紙に請求するかにかかわらず、請求書の間違いを迅速に修正し、変更点、および該当する場合はその理由を明確に伝えてください。 同様に、ベンダにあなたの会社に発行された請求書の間違いを直すように頼むとき、あなたのコメントを具体的なエラーに対処することに向けて指示しながら、明確かつ専門的である。

電子間違い

請求書を得意先に送信する前に電子請求書の間違いを見つけた場合は、自分のシステムで問題を修正し、得意先に知られることなく別の請求書を印刷して発行することができます。 ほとんどの請求システムは、変更が行われたことを最終請求書にも表示せずに、調整に基づいて残高と金額を調整します。 あなたがすでに請求書を発行したが顧客が支払っていない場合は、フレンドリーなEメールを送るか、間違いを説明する丁寧な電話をかけてから、新しい請求書を発行してください。 顧客がすでに支払いを済ませている場合は、将来の請求書に対して訂正調整を行うか、別の請求書を発行するか、間違いを訂正します。

手書きの請求書の間違い

手書きの請求書の間違いを修正するには、間違った番号を削除して正しい金額を入力します。 ただし、手書きの場合でも、新しい請求書からやり直すと、請求書はよりプロフェッショナルに見えます。 請求書にシーケンスギャップを記録するための番号が付けられている場合は、無効請求書のコピーを保管してください。 すでに顧客に渡した手書きの請求書の間違いを訂正するには、訂正版を書き、訂正を説明するメモを添付して郵送し、誤った請求書と訂正した請求書の両方のコピーを保管してください。

定期請求書の間違い

誤った追加や不正確な価格などの繰り返し請求書の間違いをするビジネスは、エラーの背後にあるシステム上の問題を持っている可能性が最も高いです。 価格情報を定期的に更新できないなど、繰り返し発生する間違いの原因を特定し、それを体系的なレベルで対処します。 たとえば、ケース価格を一覧表示するときに請求書に単一の商品の価格が繰り返し表示される場合は、2つのオプションの違いを明確にするためにアイテム一覧を微調整します。

仕入先からの請求書ミス

仕入先から提供された請求書に間違いを見つけた場合は、請求書または支払いスタブで金額を修正し、支払いを行うときの修正の文書を提出してください。 多くの場合、間違いは明白で、梱包票と矛盾する価格や数量など、説明がほとんどまたはまったく必要ありません。 間違いに多額の費用がかかる場合や追加の説明が必要な場合は、会社の簿記係に電話またはEメールで連絡して問題を解決してください。