プロジェクトの組織構造を維持するためのコミュニケーションの使い方

ビジネスプロジェクトの性質に関係なく、適切なコミュニケーションは成功に不可欠です。プロジェクトを予定通りに予算内に収めるには、チームの全メンバーの意見と協力が必要です。また、すべてのチームメンバーがプロジェクトのすべての段階を通じてプロジェクトマネージャーと明確なコミュニケーションを保つことが不可欠です。プロジェクトの終了日が近づくにつれて、管理者やプロジェクトリーダーが、全員が確実に進歩していることを確認するために使用できるツールや技法は数多くあります。

1。

チームの全員が同じ通信製品を使用していることを確認してください。プロジェクトに取り組んでいるすべての人は、部門のコミュニケーションを向上させるためにインスタントコミュニケータ製品を共有する必要があります。また、予定のスケジュール設定、添付ファイルの送信、メモの共有が容易になるため、ユーザーは同じ電子メールプラットフォームを使用する必要があります。

2。

プロジェクトの開始時に毎週開催する定例会議をスケジュールし、その会議のスケジュールをできるだけ厳しく守ります。プロジェクトステータス会議の再スケジュール、あるいはキャンセルさえも強制する緊急事態が常にあるでしょうが、できるだけ頻繁に会うことが重要です。定期的な会議は、プロジェクトをスケジュールより遅らせる可能性がある問題を特定するための最良の方法です。

3。

インターネットまたは社内イントラネット上に共有ワークスペースを設定し、プロジェクトの計画やメモをやり取りする代わりにそのサイトを使用してドキュメントを共有します。ネットワーク管理者に連絡して、プロジェクト専用のサイトを設定してください。

4。

重要な期限アプローチとして、プロジェクトチームの主要メンバーとの一対一のミーティングをスケジュールします。レビューできるように、成果物のあるプロジェクト項目を会議に持ち込むようにチームメンバーに依頼します。実際には実際のプロジェクトの範囲外のものに取り組んでいるときにチームメンバーが軌道に乗っていると考えるため、多くのプロジェクトが失敗します。

5。

プロジェクトが進行するにつれて、定期的に管理チームと連絡を取り合います。管理チームがプロジェクトの範囲と進行状況を理解していることを確認してください。プロジェクトを定期的に更新し、プロジェクトが予定より遅れたり予算を超過したりする危険性がある場合は、関連する管理者と1対1の会議をスケジュールします。