間違った注文のために顧客にビジネスEメールを書く方法

不正確な注文に関して送信された場合、ビジネス用Eメールは多くの目的に役立ちます。 それは法的文書、謝罪および決議として役立ちます。 それでも顧客を保持しながら、不正確さを修正しようとします。 効果的なEメールは、注文の解決プロセスを通じて顧客を円滑に導く明確な情報と達成可能な手順を提供します。

1。

電子メールを電子ハードコピーとして扱います。 ビジネス用のEメールには、標準のビジネスレターの正式な項目をすべて含めます。 回答の日付を記入し、それに従ってください。該当する注文番号と、「Dear Dr. A. Smith」や「Dear Mr. John F. Smith」のような専門的な挨拶文に従ってください。

2。

メールの最初の段落を使って簡単な紹介をしてください。 あなた自身を紹介し、注文の情報を概説し、不正確さが修正されることを顧客に確認してください。

3。

次の段落で順序の詳細を説明します。 実際に発行されたものに対して、顧客が受け取ったはずの製品情報をリストします。 不正確な注文を解決するために利用可能なオプションと、速達または即日配達など、解決を促進するために会社がとるステップを説明します。 明確かつ丁寧にしなさい。

4。

感謝を示すために最後の段落を使いなさい。 彼の仕事と忍耐に対して顧客に感謝します。 質問や懸念がある場合に顧客を支援できる担当者または部署の連絡先情報と営業時間を入力します。 質問や懸念について部門に連絡するときは、注文番号を参照するように顧客に通知してください。

5。

ビジネス用の電子メールは、「よろしく」や簡単な「ありがとう」などの専門的な終結処理で終了してください。署名に、あなたの役職と連絡先情報が含まれている場合は、最後の段落に記載されている情報と異なってください。

6。

電子メールにはブロックスタイルの形式を使用します。すべてのテキストは左端で同じ高さになります。 Times New Roman 12やArial 10など、読みやすいフォントとサイズを使用し、各段落の間には2つのスペースを含めます。