議事録の書き方

営業会議中に議事録を取るときには、慎重な努力が必要です。 議事録には、議論された重要な情報と会議中に行われた決定が文書化されています。 この情報は、今後の会議の参考資料または背景資料として頻繁に使用されます。 したがって、議事録作成者として、あなたは記録されるべきディスカッションの適切な側面を確かめる能力と共に優れたリスニングとライティングのスキルを持っていなければなりません。

1。

早めに会議に出席してください。 議題と関連情報を検討して、会議の目的を理解し、決定を必要とする問題を把握します。

2。

会議の議題に従ってテンプレートを準備します。 整理されたテンプレートを使用すると、適切な場所に情報を記録することができます。 たとえば、議題の項目4が「現在の安全上の問題」の場合、テンプレートの項目4は同じである必要があります。

3。

日付、場所、時間、件名など、会議の基本情報を記録します。 出席している各自を、会議の議長またはリードと一緒に書き留めます。

4。

会議に遅れて到着した人々に注意してください。 彼らは逃した情報で更新される必要があるでしょう。 同様に、情報や決定についても説明を受ける必要があるため、会議に出席しなかった人の名前を記録します。

5。

会議の出来事や議論を言い換える。 言われたことすべてを書き留めようとしないでください。 会議のメモは議論の概要であるべきです。 しなければならない行動を記録してください。

6。

会議終了後すぐにメモを確認してください。 あまり長く待つと、重要な情報を忘れてしまうことがあります。 できるだけ早くそれを必要とする事実や決定を明確にします。

7。

議事録をきれいに整理された入力レポートに整理します。 正確性を確保するために、会議の主催者または主催者にレポートのレビューを依頼してください。 必要な変更を加え、最終報告書を会議の出席者と欠席した人に配布します。

ヒント

• 議事録を取っている間も会議に参加することで、あなたが二重の役割を果たさないようにしてください。 他のことをしながら会議メモを正しく記録するのは難しいかもしれません。 議事録をとることに集中してください。
• あなたにとって最適な分を保つ方法を選択してください。 ラップトップコンピューターのように、紙とペンはオプションです。 ボイスレコーダーを使用して会議を録音することを検討することもできます。