経営者への事業報告書の書き方

ビジネスエグゼクティブはレポートを使用して、部門またはイベント内のプロセスとプロトコルについての理解を深めることができます。事業報告は非常に具体的なレビュー分野を網羅しています。上司に事業報告書を書くのは威圧的に思えるかもしれませんが、いくつかの標準的なガイドラインに従うことは、彼が意味のある文書を作成することができるように報告書の作者が軌道にとどまるのを助けます。

Officeテンプレートを確認する

一部のビジネス組織には、会社の標準に固有のレポートの作成方法に関するテンプレートまたは作成ガイドがあります。適切なテンプレートにアクセスできるかどうかについてスーパーバイザに確認してください。テンプレートを使用すると、必要なデータを入力する際にセクションごとに簡単に移動できます。既存のテンプレートがない場合は、レポートのテンプレートとして基本ガイドラインに従ってください。

一般的に言って、ビジネスライティングはブロックフォーマットを使用するので、セクションは左マージンに合わせてページの下に流れます。フォントサイズを12に保ち、CourierやTimes New Romanなどの読みやすいフォントを使用します。セクションの頭に太字を使用して、目立つようにします。より長いレポートはカバーページと目次から利益を得ます。

レポートの目的

レポートのこの部分では、ジャーナリストのように考えてください。あなたの聴衆とレポートの目的について考えてください。エグゼクティブがトピックの内容を容易に理解できるように、レポートの目的を定義する明確な方法でレポートにタイトルを付けます。目的をより詳細に定義するには、最初の1つまたは2つの段落を使用してください。報告の目的を述べなさい。たとえば、「設置場所における安全プロトコルの実施の概要」というタイトルのレポートには、いくつかの目標があります。これらの目標は、「既存の安全プロトコルを見直し、懸念を識別し、改善された訓練および安全指針のための目標を定義すること」を含み得る。

背景データの確認

各目標に関連する背景について詳しく説明する段落を取ります。最近のインシデントレポート、顧客からのフィードバック、従業員アンケートなど、入手可能なデータを調べます。安全性レポートの例では、既知の統計を含め、既存の会社の安全性に関する過去のデータを確認します。必要に応じて業界標準を含めてください。既存または新規の規制を引用し、現場の場所に関する既存のトレーニングおよびプロトコルについて話し合ってください。会社や部門がうまくいっていること、ベストプラクティスではないこと、間違っている可能性があることについて話し合います。

潜在的な救済策について話し合う

救済策がある場合は、それらを説明する段落を使います。職業安全衛生管理局（OSHA）によって提供される新しい安全クラスが、現場のワークショップとして利用可能になるかもしれません。最新の応急処置キットと改善された応急処置プロトコルにより、部門の安全性が向上する可能性があります。これらは、問題に対する解決策を提供する可能性がある、特定の業界の特定分野における分野を探す方法のほんの数例です。

コアとなるアイデアをまとめる

レポート全体、その目標、および可能性のある解決策をまとめた段落では、役員が関連情報について文書をスキャンするのが簡単になります。この段落は簡潔にする必要があり、レポートの目的を繰り返し、潜在的な解決策や改善点についてアドバイスする必要があります。

特定の言語を使用する

一般的に、幹部は最終的なアイデアを好み、花言葉の時間がありません。あなたの意見は救済を議論するときに関連性があるかもしれませんが、あからさまに感情的な言葉を避けてください。例えば、「 応急処置クラスは私たちの業界での深刻な傷害を減らす 」と言うのと、「 応急処置クラスは私の同僚がそれなしで死ぬことになるので絶対に必要です 」と言うことの違いがあります。可能な限り、意見を裏付けるために事実に固執する。

従業員の行動に関する判断を避けることも重要です。間違ったことを指摘することは1つのことですが、判断を与えることは会話を生産的な変化に向かわせるのに役立ちません。もう一度、事実をできるだけ客観的に伝えようとしているジャーナリストのように考えてください。