HRからメモを書く方法

人事部門は、従業員の退職の記録から会社のピクニックへの招待状の送付まで、さまざまなトピックについて定期的に従業員に情報を送ります。 最も効果的な人事コミュニケーションは適切に構築されており、観客を念頭に置き、適切に配布されています。 それはまた、意味を解釈することを読者に任せない言語を含んでいます。つまり、HRメモは明確で明白でなければなりません。

1。

あなたのメッセージの目的と概要を書きます。 人事部からのメモは、方針や手続き上の最新情報などの情報である場合もあれば、懲戒審査または解雇のための文書などの雇用行動の確認書面である場合もあります。 概要をドラフトする際には、読者の立場や役職、経歴、資格を決定してください。

2。

メモを配布する従業員のリストを用意してください。 IT部門に、全従業員または特定の従業員グループのEメールリストを提供するよう依頼してください。 あなたが従業員に情報メモを書いているならば、彼らの上司と上司をカーボンコピーしてください。 リーダーシップは常に彼らに報告する従業員に提供されている情報を意識していなければなりません。

3。

トピックを実証するために必要なデータを収集してください。 たとえば、ポリシーの変更について書いている場合は、現在のハンドブックと標準的な操作手順のコピーを入手してください。 また、ハンドブックが出版された後に広められた改訂された方針声明を入手してください。 ポリシーがテクノロジなどのプロセスに関するものである場合は、新しいテクノロジを使用するための手順を順を追って説明します。

4。

メモを書いている従業員をリストします。 読者が誰であるかを判断し、それに応じて言語を調整します。 たとえば、手続きの問題についてITの専門家に書いているのであれば、彼らは技術を理解しているでしょう。 ただし、ITプロセスに関するメモを書いていて、その聴衆がITスタッフ以上の人で構成されている場合は、幅広い聴衆に理解できるように準備してください。

5。

個々の従業員に向けられたメモのコピーをそれぞれの人事ファイルに置きます。 機密のメモの中には、最初に対面の会議で提示する必要があるものもあります。メモが終了と関係がある場合は、メモが従業員に渡されるときに、会議中に従業員の上司またはマネージャが出席します。

6。

HRメモが機密かどうかを示します。 人事通信には、賃金に関する機密情報や、給付、規律、人事評価基準、人事戦略計画などの雇用問題に関する諸条件を含めることができます。 機密のHRメモのコピーは、アクセスが制限されたファイルに保存する必要があります。