会議を開始する方法

会議は時々ビジネスの中で必要な悪と見なされます。 良い会議は有益で魅力的ですが、トンネルの終わりには明らかな光がないまま、悪い会議が際限なく続いていきます。 注目を集める会議を成功させるには、最初から適切なトーンを設定してください。

プレイヤー紹介

会議の始めに紹介をすることは、常に良い考えです。 出席者はお互いを知っているかもしれませんが、会議の目的を強化して、各自がテーブルにもたらすビジネスの観点を述べます。

会議の前に出席者が集まっていない場合は、紹介が特に重要です。 一人ひとりが自己紹介をしたり、自分がどのような関心事を表しているのかについて簡単に説明したりできるようにします。 グループの使命がブレーンストーミング、プロジェクトの完了、または問題の解決である場合は、タスクに取り組む前にグループのダイナミクスを引き出すために、アイスブレーカーとのミーティングを開始してください。 単純な頭の体操、名前の付けられたゲーム、あるいは批判的思考スキルを試す活動は、会話を刺激し、頭脳を活気づけます。

議題を述べる

会議の出席者は、だれが会議室にいるかに加えて、何が議論されるのか、なぜそれが重要なのか、またどれくらいの時間がかかるのかを知りたいと考えています。 議題はこれらの質問に答えます。 予定表を印刷することで、会議出席者は会議の流れをたどり、必要に応じてメモを取ることができます。 議題はまた、特に主題が矛盾する場合には、進行役のための指針としても役立ちます。 予定表の各項目の前に予定時間を記入すると、会議を円滑に進め、予定どおりに終了させるのに役立ちます。

ケーキを食べましょう

会議が長期間続くことが予想される場合は、食べ物や軽食で始めましょう。 出席者に栄養を与えるのは良い会議のエチケットであるだけでなく、人々が腹を立てるのではなく会議の議論に集中するのを助けます。 早朝の会議では、常にカフェイン好きの人にコーヒーを用意しておくべきです。 軽くて軽い飲み物や軽い指の食べ物など、頭が集中するような軽食アイテムを選びましょう。 本格的なビジネスに取り掛かる前に、参加者に早めに到着して飲み物を飲みながら社交的になるように促します。

ヒント

指定された時間に会議が開始されるようにしてください。 従業員は会議の出席に合わせてスケジュールを調整する必要があります。 会議の開始を遅らせることは、時間どおりに到着した人には無礼に見えます。 あなたは会議が肯定的なメモで始まるようにしたいので、正しいトーンは始めから設定されます。

現在の議題に取り掛かる前に、前回の会議からの未解決項目を確認してください。 従業員が調査結果について報告できるように割り当てられたタスクをフォローアップします。

会議の出席者に、混乱を最小限に抑えるために携帯電話を黙らせるように依頼します。